Elk jaar tegen 31 maart moet de preventieadviseur van uw onderneming het jaarverslag over de werking van de interne dienst opstellen.

Preventieadviseur? Interne dienst? Die hebben wij helemaal niet, hoor ik u al denken. Maar dat is fout. Elke werkgever moet erop toezien dat zijn werknemers hun werk in veilige en gezonde omstandigheden kunnen uitvoeren. De Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (IDPBW) is met dit toezicht belast. Deze dienst bestaat minstens uit een preventieadviseur, een rol die in zaken met minder dan twintig werknemers door de werkgever zelf kan ingevuld worden. U zal zich dan wel steeds moeten laten bijstaan door een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming.

Bent u iets groter en hebt u een Comité voor Preventie en Bescherming in huis, dan is het jaarlijkse verslag van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming u wellicht niet vreemd. In het andere geval zal het u misschien niet veel zeggen. Misschien hebt u er zelfs nooit één opgemaakt. Nochtans is het één van die vele jaarlijkse verplichtingen waar alle bedrijven aan moeten voldoen. Ook als u minder dan twintig werknemers tewerkstelt. Het jaarverslag moet tegen 31 maart 2021 klaar zijn.

Wat staat er in dat jaarverslag?
Het jaarverslag bevat alle gegevens van het afgelopen jaar (2020) over de veiligheid en gezondheid van de werknemers van uw onderneming. Denk daarbij aan uw arbeidsongevallenstatistieken en eventuele preventieve maatregelen die u nam – rond COVID-19 bijvoorbeeld waren dat er best een aantal. Maar er staat ook informatie in over uw Externe Dienst en algemene cijfergegevens over o.m. het aantal gepresteerde arbeidsuren die u terugvindt in uw sociale balans. De inhoud is vastgelegd door de wetgever, modellen (A, B en C) vindt u op de website van de FOD WASO. Bedrijven met minder dan 50 werknemers gebruiken formulier A. U kan hier ook heel wat voorbeelden en tips vinden voor het invullen.

Sinds enkele jaren moet u het verslag niet meer opsturen naar de regionale directie van de Dienst Toezicht op het Welzijn op het Werk, maar u moet het wel ter beschikking houden voor een eventuele controle van de bevoegde inspectiediensten. Hoewel alle bedrijven dit document moeten invullen, zijn de inspectiediensten doorgaans wel milder voor bedrijven met minder dan tien werknemers. Dat neemt niet weg dat het niet naleven van deze verplichtingen kan bestraft worden met een sanctie van niveau 3, het op één na hoogste niveau van straffen in het sociaal strafwetboek. Een wettelijke bewaartermijn is niet voorzien, maar vaak wordt 10 jaar geadviseerd.

Voor hulp bij het opmaken van dit jaarverslag kan u zich wenden tot uw Externe Dienst.