Omdat de werknemer kosten maakt om zich naar het werk te begeven, moet u hem een woon-werkvergoeding betalen. Het bedrag ervan wordt bepaald bij cao. Omdat het voor de RSZ om een kostenvergoeding gaat, zijn er in principe geen bijdragen op verschuldigd. U mag dan echter niet 'te veel' betalen. Daarop lijkt de inspectie steeds meer te controleren...

Soms vergeet men de woon-werkvergoeding te schrappen, nadat iemand een firmawagen gekregen heeft (ingevolge bv. een promotie). De RSZ kan die vergoeding dan volledig onderwerpen aan bijdragen, vermits die werknemer dankzij de firmawagen normaal gezien geen kosten voor het woon-werkverkeer meer moet maken.

Soms vergeet men de woon-werkvergoeding te verminderen, nadat een werknemer verhuisd is. In zo'n geval riskeert u bijdragen te moeten betalen op het deel van de vergoeding dat overeenstemt met de kilometers 'te veel'.

Soms vergeet men de woon-werkvergoeding te verminderen, nadat een werknemer bv. niet meer met de trein, maar met de bus komt. Als u dan de woon-werkvergoeding blijft berekenen in functie van het NMBS-tarief, terwijl de effectieve prijs van het abonnement (ticket) bij De Lijn lager is dan wat u vergoedt, dan zal men uw woon-werkvergoeding ook deels aan bijdragen onderwerpen.

Tip: om dergelijke aanpassingen van de woon-werkvergoeding niet te vergeten, is het aan te raden om er elk jaar een screening van te doen. Zo kan het nuttig zijn om iedere werknemer elk jaar weer een formulier te laten invullen en te ondertekenen waarop hij gegevens doorgeeft als: zijn laatste adres, de manier waarop hij naar het werk komt, enz.

Goed om te weten: 'te veel' woon-werkvergoeding betalen in RSZ-opzicht, betekent dat u meer betaalt dan de kostprijs voor de werknemer. Het is echter niet verboden om meer te betalen dan de cao oplegt, zolang u onder die kostprijs blijft en zolang u dat voor iedereen doet.

Een te hoge of niet verschuldigde woon-werkvergoeding betalen, gebeurt vaak per vergissing, nl. door niet aan te passen aan nieuwe omstandigheden. Doe een jaarlijkse screening hierop, zodat u dure regularisaties vermijdt.

Bron: Indicator, uitgever van Tips&Advies