Als werkgever kan u uw werknemers die geregeld van thuis uit werken een onkostenvergoeding geven vrij van belastingen en RSZ. Maar voor u zichzelf helemaal laat gaan, leest u best toch even dit artikel.

Regelmatig thuiswerk
Aan werknemers die regelmatig van thuis uit werken kan de werkgever een thuiswerkvergoeding betalen die de gemaakte onkosten dekt die daaraan verbonden zijn. Denk daarbij aan elektriciteit, verwarming en water, maar ook het gebruik van de kantoorruimte thuis, meubilair, schrijf- en bureaumateriaal, verzekering, onderhoud, koffie, …

Wat onder “regelmatig” thuiswerk verstaan wordt is sinds corona, toen thuis- of telewerken het nieuwe normaal werd, ondubbelzinnig gedefinieerd: gemiddeld één dag per week te bekijken op maandbasis. Het kan dus gaan om daadwerkelijk één kalenderdag per week, maar ook twee halve dagen per week, twee uur per dag, één week per maand. En dit uiteraard tijdens de normale werkuren.

Bedrag
Het bedrag dat een werkgever mag toekennen wordt elk kwartaal herzien. Sinds 1 maart 2025 is het maximumbedrag vastgelegd op 157,83 euro per maand. Aangezien het om een onkostenvergoeding gaat en niet om loon, is dit bedrag volledig vrijgesteld van belastingen en RSZ.

Niet verplicht, wel systematisch
Het betalen van een thuiswerkvergoeding is geen verplichting. U beslist als werkgever zelf of u die betaalt of niet. Betaalt de werkgever geen vergoeding, dan moet hij er bij structureel thuiswerk wel voor zorgen dat de werknemer over de nodige apparatuur en verbindingen kan beschikken om zijn of haar werk naar behoren uit te voeren.

Als u een vergoeding geeft, dan hoeft dat ook niet het maximale bedrag te zijn. Waar fiscus en RSZ wel gevoelig voor zijn is dat alle werknemers in dezelfde functie dezelfde vergoeding krijgen. Tussen functies mag u een onderscheid maken. Proratiseren voor deeltijders hoeft gek genoeg niet, al mag het wel. Zowel het maximumbedrag als de één-dag-per-weeknorm zijn dezelfde voor vol- als deeltijders.

Bijkomende vergoedingen
Bovenop de kantoorkosten kan u desgewenst ook nog een vergoeding betalen voor het gebruik van de eigen pc of laptop (20 euro), de persoonlijke internetverbinding (20 euro) en een eigen beeldscherm, printer of scanner (5 euro per item met een maximum van 10 euro per maand, niet cumuleerbaar met de vergoeding voor eigen pc).

Bewijslast
Ligt de bewijslast bij overtredingen in de meeste gevallen bij de inspecteur, in het geval van onkostenvergoedingen is dat omgekeerd. Begin dus niet zomaar thuiswerkvergoedingen toe te kennen aan uw kelners. Zelfs bij een verantwoordelijke of een kok die thuis misschien planningen maakt en bestellingen doet, stelt u zich best steeds kritisch de vraag of hij of zij daar elke week gemiddeld een volledige dag mee bezig is.

Zet bovendien best zoveel mogelijk op papier. De afspraken over thuiswerk in een policy, de thuiswerkdagen in uw planning en zo mogelijk met een aparte vermelding op de loonbrief, de afspraken rond de vergoeding in een bijlage.

Betaalt u een vergoeding waar geen werkelijke onkosten tegenover staan – in dit geval omdat de werknemer niet voldoende thuiswerkt – dan gaat het om “verdoken loon”. De vergoeding is dan niet langer als beroepskost aftrekbaar en er zal met terugwerkende kracht RSZ en belastingen op moeten betaald worden met daarbovenop mogelijk boetes en intresten.