Sinds in 2014 de opzegtermijnen grondig werden hervormd, moet u elk ontslag van een werknemer met minstens zes maanden anciënniteit schriftelijk kunnen motiveren. Hoewel u het initiatief hiervoor aan de werknemer kan overlaten, heeft het voordelen om de ontslagreden standaard in uw ontslagbrief op te nemen.
In principe hoeft u een ontslag niet onmiddellijk te motiveren, maar enkel wanneer de werknemer er om vraagt. Die vraag moet per aangetekende brief verzonden worden binnen een bepaalde termijn. Bij verbreking is dat binnen de twee maanden na het ontslag, in geval van opzeg binnen de zes maanden na betekening (= 3de werkdag na het versturen van de aangetekende opzegbrief), zonder dat daarbij de termijn van 2 maanden na het einde van de overeenkomst mag overschreden worden.
Wanneer een dergelijk verzoek u bereikt moet u, eveneens aangetekend, binnen de twee maanden de ontslagreden meedelen. Wanneer u hier niet of niet tijdig op reageert of geen bewijslast kan aanbrengen, zal u dit minstens een boete van twee weken loon kosten.
Een rechter kan u echter ook nog een bijkomende ontslagvergoeding van 3 tot 17 weken loon opleggen, wanneer hij uw ontslagreden “kennelijk onredelijk” acht. Een ontslag is kennelijk onredelijk wanneer het gebaseerd is op redenen:
• die geen verband houden met de geschiktheid of het gedrag van de werknemer;
• die niet berusten op de noodwendigheden inzake de werking van de onderneming, de instelling of de dienst;
• waartoe nooit beslist zou zijn door een normale en redelijke werkgever
Het is dan ook aan te raden om proactief elk ontslag meteen in de ontslagbrief te motiveren. Op die manier hoeft u niet meer in te gaan op het verzoek van de werknemer en vermijdt u het risico op vergeten.
Een reden hebt u sowieso, anders zou u nooit tot ontslag zijn overgegaan en zo’n motivering hoeft niet lang te zijn. U moet niet het hele verhaal neerpennen zoals bij een dringende reden. Een korte vermelding van het motief volstaat. Bijvoorbeeld: veelvuldig te laat komen, veelvuldig fouten maken, gedaalde omzet,… Zorg er natuurlijk wel voor dat u uw beweringen kan hard maken met bewijzen. M.a.w. leg best voor elke werknemer een dossier aan met evaluaties, schriftelijke waarschuwingen, enz…
Zelf de eerste stap zetten heeft nog een bijkomend voordeel. Vindt de werknemer uw reden ongegrond, dan zal hij zelf moeten hard maken waarom. Gaf u geen reden op in de ontslagbrief, dan komt alle bewijslast bij u te liggen.
Blijkt de ontslagreden toch wat slapjes en wordt zij nadien betwist, dan nog is niet alles verloren. Er is rechtspraak waarin een werkgever die in de rechtbank met een andere ontslagreden op de proppen was gekomen dan die die in de motiveringsbrief en op de C4 vermeld stond, toch gelijk kreeg.
Een student vast aanwerven, toch best even opletten