Het pop-upzomerseizoen nadert zijn einde. De laatste beachbars zijn volop bezig de strandstoelen in te klappen en het zand en de schelpen bijeen te vegen tot volgend jaar. Een nieuw pop-upseizoen loert al om de hoek, dat van de winterbars en de kerstdorpen. Voor wie het nog niet opgemerkt had: pop-ups zijn hot. Maar is een pop-up opstarten echt zoveel eenvoudiger dan een gewone zaak?
Ons land telde dit jaar meer dan 600 pop-up horecazaken. Van strandpaviljoenen over conceptrestaurants en zomerbars tot foodtrucks. Heel wat steden en gemeenten lokken pop-up bars en –stores met gunstige huurvoorwaarden om leegstand in bepaalde straten tegen te gaan. Vaak luiden pop-upzaken de heropleving in van een volledige stadswijk. Onder meer om die reden vereenvoudigde de Vlaamse overheid recentelijk ook het kortstondig huren.
Maar voor het overige gelden voor een pop-upzaak dezelfde (starters-)voorwaarden als voor een gewone zaak. De zaakvoerder dient zich in te schrijven als zelfstandige en moet de geschikte vennootschapsvorm kiezen. Hij dient zich te houden aan de wetgeving inzake handels- en marktpraktijken en moet exact dezelfde vergunningen en verzekeringen kunnen voorleggen. Als we specifiek aan horecapop-ups denken, dan komen daar ook nog de hygiënewetgeving en de Witte Kassa (GKS) bij. Die laatste verplichting bespreken we in een afzonderlijk artikel.
De meeste van deze formaliteiten zijn éénmalig in orde te brengen, arbeidsrechtelijke verplichtingen daarentegen sleept u veel langer mee. Van vóór de eerste aanwerving tot vijf jaar na de tewerkstelling en alles daar tussenin.
Nog vóór uw eerste werknemer achter de bar of het fornuis kan plaatsnemen, zal u een RSZ-nummer moeten aanvragen, een arbeidsongevallenverzekering moeten afsluiten, een arbeidsreglement opstellen en een externe dienst voor preventie en bescherming onder de arm moeten nemen. Daarna is het tijd voor de dimona’s en arbeidsovereenkomsten. Voor keukenmedewerkers zal u ook een medisch attest moeten kunnen voorleggen. En voor de ganse duur van de pop-up zal u de arbeidswetgeving moeten naleven, ervan uitgaande dat u die al kent: de regels rond de arbeidsduur, het uithangen van uur- en afwijkingsroosters, het melden van overuren. U betaalt ziektedagen en feestdagen en een verbrekingsvergoeding aan werknemers die u vroegtijdig laat vertrekken. Maar zelfs lang nadat u uw pop-up al hebt opgekraamd, blijven de verplichtingen komen. De ecocheques in december, de eindeafrekening van de eindejaarspremie in januari, het vakantiegeld in april, de belastingfiches in mei en een personeelsarchief dat u in principe vijf jaar dient bij te houden.
Natuurlijk biedt uw sociaal secretariaat u bij al deze zaken ondersteuning, maar zelfs dan blijft het enorm veel administratie die veel tijd zal vergen die u natuurlijk liever in uw pop-up steekt. Valt de pop-up onder een bestaande vennootschap waarop u al werknemers hebt staan, dan zal dit best meevallen, maar gaat u een nieuwe vennootschap oprichten speciaal voor die tijdelijke jaarlijkse pop-up, dan overweegt u best om uw personeel onder te brengen in een payrolling- of interimformule.
In deze formule bent u zelf niet langer de werkgever, maar wordt u gebruiker van de diensten van het payroll- of interimkantoor. Dat ontslaat u meteen van een het merendeel van bovenvermelde wettelijke verplichtingen en contractuele beslommeringen. Op lange termijn kan deze oplossing flink duurder zijn, maar voor korte opdrachten, zoals een pop-up van enkele maanden, valt het kostenplaatje vaak verrassend interessant uit, zeker als u ook het gebruiksgemak in overweging neemt.
Met Horecafocus-Staffable biedt Horecafocus Group u sinds dit jaar zulk een payrolling-oplossing aan, gecombineerd met onze jarenlange kennis van de sector. Horecafocus Groups is daarmee de eerste sectorspecifieke HR-partner die een 360° dienstverlening verleent aan de ondernemer in de horeca- en evenementensector.
Meer weten?