Een werknemer ontslaan doet u normaal gezien niet zonder gegronde reden. Die reden achteraf ook kunnen hard maken met feiten blijkt echter niet altijd even vanzelfsprekend. Dossieropbouw is daarbij het sleutelwoord.

Ontslaat u een werknemer met minstens zes maanden anciënniteit, dan heeft die werknemer het recht om de motivering van zijn ontslag bij u op te vragen. Dat doet hij met een aangetekend verzoek binnen de twee maanden na uitdiensttreding of in het geval van een opzeg binnen de zes maanden na de betekening van de opzeg, zonder evenwel de termijn van twee maanden na de uitdiensttreding te overschrijden.

Ontvangt u als werkgever zo’n brief, dan moet u eveneens binnen de twee maanden antwoorden. Ook dit antwoord moet per aangetekende brief gebeuren, hetzij via de klassieke brief, hetzij via de aangetekende e-mail. Antwoordt u niet, niet tijdig of niet op een correcte manier, dan riskeert u een bijkomende vergoeding van twee weken loon te moeten betalen.

Hiermee is echter nog niets gezegd over de gegrondheid van het ontslag. Gegronde redenen voor een ontslag kunnen zeer uiteenlopend zijn. Meestal gaat het om gedragingen: het niet geschikt zijn voor een job, fouten of incidenten, het niet-naleven van uurroosters of huisregels, gebrek aan motivatie… Of om economische redenen: een dalende omzet dwingt u bijvoorbeeld om uw uren in te krimpen. Maar ook minder tastbare zaken zoals botsende persoonlijkheden of uiteenlopende visies op de job of op het bedrijf werden reeds door arbeidsrechtbanken erkend als gegronde ontslagreden.

De ingeroepen reden zal u met feiten, waarschuwingen, evaluaties, getuigenverklaringen, … kortom bij voorkeur met een stevig dossier moeten kunnen bewijzen. Kan u dat niet, dan loopt u het risico dat uw ontslag als “kennelijk onredelijk” zal beschouwd worden.

Geniet de werknemer van een ontslagbescherming, dan is die dossieropbouw nóg veel belangrijker. Werknemers die arbeidsongeschikt zijn of geweest zijn, zwangere werknemers, werknemers die geboorteverlof, zorgverlof, educatief of thematisch verlof hebben aangevraagd of opgenomen, werknemers die een aanpassing van hun werkomstandigheden hebben gevraagd in het kader van de cao’s 161 en 162 zijn beschermd tegen ontslag. Het gaat daarbij weliswaar steeds om een relatieve bescherming, d.w.z. dat ze nog wel wegens andere redenen die niets met de bovenvermelde afwezigheden te maken hebben, ontslagen kunnen worden. De bewijslast lijkt daarbij echter steeds meer te verschuiven in de richting van de werkgever. De vergoedingen die de werkgever bij een veroordeling moet betalen bovenop de normale ontslagvergoeding kunnen oplopen tot 6 maanden brutoloon.