Ondernemingen waar werknemers in contact komen met personen van buiten de onderneming, zoals dat in de horeca voortdurend het geval is, zijn verplicht om een register van feiten van derden bij te houden. In dit register kan de werknemer een verklaring laten opnemen wanneer hij of zij het slachtoffer is geworden van geweld, pesterijen of ongewenst gedrag door iemand van buiten de onderneming.

Personen van buiten de onderneming, zogenaamde “derden” kunnen een bijkomende stressfactor zijn. Denk daarbij aan klanten, leveranciers, leerlingen,… In uiterste gevallen kan het zelfs zo ver gaan dat uw werknemers het slachtoffer worden van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag door derden.

Het is belangrijk dat u als werkgever uw werknemers aanmoedigt om dergelijk grensoverschrijdend gedrag op de werkplek meteen te melden. De Welzijnswet verplicht werkgevers zelfs om hiervoor een “register van feiten door derden” aan te leggen. In kleiner ondernemingen waar er geen vertrouwenspersoon werd aangesteld, wordt dit register bijgehouden door de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (IDPBW).

De verklaring die in dit register wordt opgetekend bevat de datum en een beschrijving van de feiten. De identiteit van de werknemer wordt enkel vermeld als die hier mee instemt. Niemand anders dan de vertrouwenspersoon, de interne preventieadviseur, de externe preventieadviseur en de werkgever hebben inzage in het register. Ook de inspectie van de dienst Toezicht op het Welzijn op het Werk kan het document opvragen. De verklaringen moeten vijf jaar worden bijgehouden. Elke melding die in het register wordt gemaakt, moet ook in het jaarverslag van de IDPBW worden opgenomen.

Het register is in de eerste plaats een instrument om risico’s te identificeren en te analyseren zodat vervolgens, indien nodig, passende preventiemaatregelen kunnen worden getroffen. Mogelijke maatregelen zijn opleidingen rond omgaan met agressie, duidelijke afspraken met leveranciers, strenger optreden tegen klanten,…

Een klacht laten opnemen staat niet gelijk aan het indienen van een verzoek tot formele psychosociale interventie naar aanleiding van grensoverschrijdend gedrag. Het levert de werknemer dus geen bescherming op.

Een sjabloon van het register van feiten door derden kan u opvragen bij uw externe dienst.