Geen betere reclame voor uw zaak dan een paar foto’s van een zaal vol lachende klanten en van een team van medewerkers waar de werkvreugde af spat. Toch plaats u die foto’s best niet zomaar op uw website of social media. Er komen namelijk heel wat juridische addertjes van onder het gras piepen.
Verschillende wetgevingen
Sinds de GDPR (2018) zijn de regels voor het gebruik van persoonsgegevens er alleen maar strenger op geworden. Bedrijven zijn maar beter voorzichtig met het bewaren en verwerken van persoonlijke gegevens van personeelsleden, klanten en leveranciers. Zo moet het gebruik van persoonsgegevens, zoals foto’s, steeds een rechtmatig doel hebben. Van foto’s op een website is het niet altijd even duidelijk of ze noodzakelijk, dan wel gewoon leuk zijn. Het is dan ook aan te raden om steeds de toestemming te vragen. De afgebeelde persoon heeft tevens het recht om zijn foto te laten verwijderen.
Vervolgens zijn foto’s auteursrechtelijk beschermd. U heeft dus steeds de toestemming van de fotograaf nodig om de foto te mogen gebruiken. En dat geldt zowel voor professionele als niet-professionele fotografen. Voor foto’s die u zelf maakte of die in uw opdracht werden gemaakt, is er natuurlijk geen probleem.
Tot slot is er het zogenaamde recht of afbeelding of portretrecht. Dat betekent dat u niet zomaar foto’s van iemand mag nemen of publiceren. Hiervoor is zelfs een dubbele toestemming nodig. Ook van uw medewerkers.
Sfeerfoto’s vs. gerichte afbeeldingen
Bovenstaande geldt voornamelijk voor gerichte afbeeldingen, waarop de persoon duidelijk herkenbaar is, zoals portretfoto’s. Voor niet-gerichte afbeeldingen is er in principe geen toestemming nodig. Denk daarbij aan sfeerfoto’s of foto’s waarop veel mensen staan zoals foto’s van openbare plaatsen. Ook voor groepsfoto’s waarop mensen moeilijker herkenbaar zijn, is men doorgaans minder streng. Maar ook hier kunnen de personen op de foto te allen tijde eisen om de foto te verwijderen. Sinds de GDPR moeten de betrokkenen bovendien ingelicht worden dat er foto’s worden gemaakt en met welk doel u dit doet.
Wat na ontslag?
In principe kan u foto’s van ex-medewerkers blijven gebruiken voor commerciële doeleinden als zij hiervoor hun expliciete toestemming gaven. Zeker wanneer het om drukwerk gaat dat u niet zo makkelijk kan vervangen, maakt u die toestemming best zo duidelijk mogelijk. Hebt u geen expliciete toestemming, dan verwijdert u de foto’s zo snel mogelijk van uw website of beperkt u het gebruik ervan alvast tot het strikt noodzakelijke.
Kortom, bent u van plan foto’s van uw team te gebruiken op uw website of social media, zorg dan voor een duidelijke, uitgebreide toestemming op papier waarmee u al deze hokjes in één keer kan afvinken. Op die manier bent u ingedekt bij eventuele discussies achteraf. Een werknemer kan zijn toestemming wel nog steeds intrekken, maar niet zonder gegronde reden en niet laattijdig, als uw website net klaar is bijvoorbeeld, of uw brochure net naar de drukker.