Voor elke werknemer met minstens 6 maanden anciënniteit geldt een motiveringsplicht wanneer u hem of haar wil ontslaan. M.a.w. u zal een gegronde reden moeten kunnen inroepen voor uw ontslagbeslissing, wat op zich ook maar normaal is. Waar moet u op letten?

In principe hoeft u bij een uitdiensttreding de reden van een ontslag niet meteen mee te delen. Natuurlijk zal u op de C4 een reden moeten invullen en vaak wordt ook in de ontslagbrief al een reden vermeld. Maar meestal houdt men het hierbij op algemene bewoordingen zoals “geen samenwerking meer mogelijk”, “voldoet niet aan de eisen” of “reorganisatie”.

Werknemers met minstens zes maanden anciënniteit hebben evenwel het recht om de concrete redenen van hun ontslag te kennen. Hoe een werknemer zijn ontslagreden moet opvragen en hoe de werkgever die vervolgens moet meedelen is aan strikte regels gebonden. De werknemer heeft hiervoor tot twee maanden na zijn verbreking de tijd of wanneer het een opzeg betreft, tot zes maanden na de betekening van de opzeg, zonder de termijn van twee maanden na de uitdiensttreding te overschrijden. De wijze waarop de werknemer deze reden opvraagt is per aangetekende brief. Op verzoeken die u op een andere manier bereiken of die laattijdig worden ingediend hoeft u dus in principe niet in te gaan.

Op een correct ingediend motiveringsverzoek moet u als werkgever binnen de twee maanden na ontvangst van de vraag antwoorden. Eveneens per aangetekende brief. U kan hiervoor zowel de klassieke papieren versie als de gelijkgestelde aangetekende e-mail gebruiken. Antwoordt u niet, niet binnen de twee maanden of niet per aangetekende brief, dan riskeert u sowieso een boete van twee weken loon.

Daarnaast bestaat ook nog het risico dat u voor een arbeidsrechtbank zal moeten aantonen dat uw ontslag niet “kennelijk onredelijk” was. Lukt u dat niet, dan kan daar nog een schadevergoeding bovenop komen van 3 tot 17 weken loon.

Een ontslag is kennelijk onredelijk wanneer de reden van het ontslag;

• niet ligt bij de werknemer zelf (gedragingen, reacties, ondermaatse prestaties,…);
• niets te maken heeft met “de noodwendigheden inzake de werking van de onderneming” (dalende omzetten, een gewijzigd productieproces, reorganisatie,…)
• of wanneer het een beslissing is waartoe een “normale en redelijke werkgever” nooit zou zijn overgegaan.

Het spreekt voor zich dat u de ingeroepen ontslagreden zal moeten kunnen hard maken aan de hand van feiten of cijfers. Achteraf beweren dat een werknemer niet voldeed zonder u dat met concrete feiten kan aantonen, is te makkelijk en zal meestal niet volstaan. Vandaar het belang van dossieropbouw. Een onderbouwd dossier met waarschuwingen, evaluaties, tijdsregistratierapporten, het gebruik van de juiste afwezigheidscodes op de loonbrief,… is in zulke gevallen essentieel.