Stelt u uw werknemers een telefoon, IT-apparatuur of een telefonie- en/of internetabonnement ter beschikking waarvan ze ook privé gebruik kunnen maken, dan ontstaat er een loonvoordeel waarop belastingen en RSZ verschuldigd zijn. Op 1 januari 2018 werden nieuwe forfaits van kracht om deze voordelen te waarderen,  maar korte tijd later zorgde minister Van Overtveldt al voor onduidelijkheid door voor zijn beurt te zeggen dat bij een zgn. “split bill-regeling” het voordeel voor de bedrijfssmartphone niet moest aangerekend worden. Intussen nuanceerden zowel fiscus als RSZ de uitspraak van de minister.

Begin dit jaar werden de forfaitaire waarderingsregels voor gratis terbeschikkingstelling van telefoon, laptop, pc of tablet en telefonie- en internetabonnement aangepast. Het persoonlijke voordeel voor een telefoon van het werk is sindsdien vastgelegd op 3 euro per maand (€36/jaar), voor een telefoonabonnement op 4 euro, voor internetgebruik op 5 euro. Voor een smartphone met alles erop en eraan komen we bijgevolg op een persoonlijk voordeel van 12 euro per maand. Een pc of laptop waardeert men op 6 euro per maand, een tablet op 3 euro. Deze bedragen dient u op de loonbrief te vermelden en worden meegeteld in de berekeningsbasis voor BV en RSZ.

Voorwaarde is wel dat de werknemer er een persoonlijk voordeel uit haalt. Daarover ging ook de uitspraak van de minister. Werknemers die via een split billing-systeem betalen voor hun persoonlijk verbruik, moeten volgens hem bijgevolg geen voordeel voor het toestel meer aangerekend krijgen.

Split billing
Een split bill-regeling is een systeem waarbij de werknemer op een correcte manier voor zijn privé-gebruik betaalt. Dat kan door middel van een afzonderlijke SIM-kaart, door het intoetsen van een code bij elk persoonlijk gesprek, of door het aanrekenen van een realistisch forfait of grensbedrag.

Bijkomende voorwaarden
Het is aan de werkgever om te bewijzen dat het aangerekende bedrag is bepaald op basis van ernstige normen en criteria. Het volstaat dus niet om een symbolische euro aan te rekenen. 1,5-2 gigabyte aan data en 10-20 euro aan gesprekken voor professioneel gebruik worden als realistisch beschouwd, hogere bedragen zal u moeten kunnen verantwoorden.

Stelt de werkgever zowel een telefoon- als een internetabonnement ter beschikking, dan dient voor beide abonnementen een split bill-regeling te worden toegepast.

Wat de doorrekening van het op deze manier bekomen persoonlijke aandeel van de werknemer betreft aanvaardt de fiscus uitsluitend een rechtstreekse facturatie van de provider aan de werknemer. De RSZ is daarin iets soepeler. Voor hen maakt het niet uit of de werknemer zijn aandeel aan de provider of aan de werkgever betaalt.

Geen voordeel alle aard
Is aan al deze voorwaarden gelijktijdig voldaan, dan zal de werknemer geen RSZ of belastingen moeten betalen op het gebruik van internet- en telefoonabonnement. Logisch, want hij betaalt zelf voor zijn privéverbruik. Maar ook de jaarlijkse 36 euro voor het ter beschikking gestelde toestel is in dit geval niet van toepassing. Deze tolerantie geldt enkel voor telefoontoestellen en wordt niet gebruikt voor laptops, pc’s en tablets.

Puur professioneel en occasioneel privé-gebruik
Dienen de toestellen en abonnementen die u aan uw werknemers puur voor professioneel gebruik, dan hoeven hier vanzelfsprekend geen RSZ en BV op worden betaald. Ook niet als de werknemer er occasioneel eens een privé telefoontje mee pleegt of iets persoonlijks mee opzoekt op internet. Tenminste wanneer dit tijdens de arbeidstijd gebeurt.

Lees ook:
Nieuwe, duidelijkere regels voordeel in natura communicatieapparaten en -abonnementen vanaf 1 januari 2018