Hebt u volgend jaar een collectieve sluitingsperiode, dan hebt u er alle belang bij om die zo snel mogelijk vast te leggen, bij voorkeur vóór het einde van dit jaar.
Voorziet u collectieve sluitingsperiode(s) voor 2019, dan kan u die niet zomaar eenzijdig opleggen. Hebt u geen ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging, zoals de meeste horecazaken, dan dient u de collectieve vakantie overeen te komen met een meerderheid van de werknemers. Hoewel er geen datum bepaald is vóór dewelke u dit moet doen, doet u dit toch best vóór het einde van dit jaar, of zoals bij de collectief gerecupereerde feestdagen, vóór 15 december. Het akkoord van de werknemers gebeurt namelijk in de meeste gevallen stilzwijgend en hoe langer u wacht, hoe meer kans dat iemand niet akkoord zal gaan met de voorgestelde periode. Bovendien vergemakkelijkt het ook de planning van hun overige vakantiedagen.
Het principe van de collectieve vakantie dient u daarnaast in uw arbeidsreglement te vermelden. Is dit nog niet gebeurd, dan zal u de wettelijk voorziene procedure tot wijziging van het arbeidsreglement moeten naleven. D.w.z. het document 15 dagen uithangen ter raadpleging om het vervolgens te deponeren bij de dienst Toezicht op de Sociale Wetten (TSW). Eens dat gebeurd, moet u elk volgende jaar enkel de nieuwe data nog uithangen en hiervan een kopie bezorgen aan TSW. U moet ook elke werknemer een kopie van het bericht bezorgen, dat u bij voorkeur laat tekenen voor ontvangst.
De jaarlijkse vakantie kan uiteraard nooit langer zijn dan de maximale wettelijke vakantie van vier weken. Tenzij u er ook feestdagen en recuperatiedagen in het kader van de grote flexibiliteit zou bij betrekken.
Werknemers die over onvoldoende vakantiedagen beschikken kunnen, in bepaalde gevallen, aanspraak maken op een werkloosheidsuitkering tijdens de collectieve sluiting. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer in de loop van het jaar bij u in dienst treedt en zijn vakantiedagen al volledig of gedeeltelijk heeft opgenomen. Of wanneer de werknemer tijdens het vorige jaar onvoldoende vakantiedagen heeft opgebouwd. In dat geval kan de werknemer tijdens de periode van collectieve sluiting op tijdelijke werkloosheid gesteld worden. De tijdelijke werkloosheid mag echter nooit het gevolg zijn van de vrije keuze van de werknemer. Zo zal hij zijn vakantiedagen steeds eerst moeten opnemen tijdens de periode van collectieve vakantie.