Hebt u werknemers die tijdens het schooljaar 2018-19 gebruik maakten van de mogelijkheid tot betaald educatief verlof, wacht dan niet te lang om uw terugbetalingsdossier in te dienen. Maar ook voor werknemers die vanaf september in het nieuwe systeem van het Vlaams opleidingsverlof stapten, nadert nu al de deadline…

Werknemers die erkende opleiding volgen, bijvoorbeeld bij Syntra, kunnen in veel gevallen aanspraak maken op afwezigheid gedurende een beperkt aantal uren. Deze afwezigheden dienen om de lessen te volgen, examens af te leggen of verplichte projecten af te werken. Tijdens deze afwezigheid krijgt de werknemer zijn loon gewoon doorbetaald. Een (deel van) deze loonkost kan u na afloop wel recupereren.

Aan bovenstaande principes is niets gewijzigd, ook al is in Vlaanderen het oude systeem van betaald educatief verlof (BEV) vervangen door het nieuwe Vlaams opleidingsverlof (VOV). In de andere gewesten blijft in afwachting van een eigen systeem het BEV van toepassing. Maar ook in Vlaanderen zullen het oude en het nieuwe systeem nog even naast elkaar bestaan. Wie vanaf 1 september 2019 met een nieuwe opleiding van start ging valt automatisch onder het VOV, maar werknemers die reeds in het schooljaar 2018-19 een meerjarige opleiding volgden, kunnen deze nog tot en met 31 december 2021 in het oude systeem voortzetten.

Het loon dat werknemers voor hun afwezigheid ontvangen is in beide systemen hetzelfde en begrensd tot 2.928 euro bruto per maand. Ook voor de terugbetaling aan de werkgever geldt in beide gevallen hetzelfde vaste uurtarief van 21,30 euro, patronale kosten inbegrepen.

Die terugbetaling zal u wel zelf moeten aanvragen. Zowel wat de procedure als de timing betreft verschillen beide systemen grondig van elkaar.

In het BEV kan de aanvraag tot terugbetaling pas ingediend worden zodra het schooljaar volledig werd beëindigd, d.i. op 31 augustus. De aanvraag moet in elk geval ingediend zijn op 31 december, waarbij de postdatum of de verzendingsdatum van uw e-mail geldt als bewijs. Het dossier moet ingediend worden bij het gewest waar de onderneming is gevestigd.

Voor Vlaanderen stuurt u uw aanvraag naar volgend adres:
Departement Werk en Sociale Economie
Betaald Educatief Verlof
Koning Albert II-laan 35 bus 20
1030 Brussel
02/553.18.00


Voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest richt u uw brief naar:
Brussel Economie en Werkgelegenheid
Cel Betaald Educatief Verlof
Kruidtuinlaan 20
1035 Brussel
02/204.16.30


Het dossier moet naast de aangifte van schuldvordering voor alle betrokken werknemers ook de individuele fiches, de nodige getuigschriften en een kopie van de arbeidsovereenkomst van de betrokken werknemers bevatten.

In het nieuwe systeem van het VOV wordt de terugbetaling op trimesterbasis geregeld en moet de aanvraag tot terugbetaling reeds binnen de 3 maanden na aanvang van de opleiding gebeuren. Voor opleidingen die in september gestart zijn, hebt u dus nog maar tot het eind van deze maand de tijd. De terugbetalingsaanvragen van het VOV kunnen ook niet langer op papier ingezonden worden, maar enkel nog digitaal via het WSE-loket (van het departement Werk en Sociale Economie). U kan dit werknemer per werknemer doen of gelijktijdig voor meerdere werknemers door een CSV-bestand op te laden.