Bent u van plan om uw zaak in 2026 enkele dagen of weken te sluiten, deel dit dan bij voorkeur vóór het einde van dit jaar mee aan uw werknemers. U kan immers niet zomaar eenzijdig vakantie opleggen. Er zijn een aantal regeltjes die u hierbij moet volgen.

Vakantiedagen worden steeds bepaald in onderling akkoord tussen werkgever en werknemer. Dat geldt eveneens voor collectieve vakantie. We spreken van collectieve vakantie wanneer de werkgever ervoor kiest om al zijn personeel op dezelfde dag of dagen vakantie te laten opnemen. De periode en de duur van de collectieve sluiting zal u met uw personeel moeten overeenkomen. Hebt u een vakbondsvertegenwoordiging, dan gebeurt dat in de ondernemingsraad of met de vakbondsafvaardiging. In de meeste horecazaken zijn die er niet en zal u rechtstreeks met de werknemers moeten overleggen. In dat geval hebt u het akkoord nodig van de meerderheid van het personeel. Komt u niet tot een akkoord, dan kan een bemiddelaar van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg worden aangesteld om de situatie te ontmijnen. Maar doorgaans zal het zover niet komen.

In principe is er geen datum bepaald vóór dewelke u dit moet doen. Dit in tegenstelling tot de vervangende feestdagen die u wel vóór 15 december moet vastleggen. Meestal neemt men diezelfde dag als richtdatum voor het vastleggen van het collectieve verlof. Hoe langer u wacht, hoe groter de kans immers dat werknemers zelf al plannen hebben gemaakt en niet akkoord zullen gaan met de door u voorgestelde periode. Niets let u echter om een sluiting op een later moment vast te leggen.

Eens het akkoord is bereikt, maakt u de datums bekend door aanplakking en voegt u dit bericht toe aan het arbeidsreglement. Vergeet het niet online te registreren bij de sociale inspectie via www.arbeidsreglement.belgie.be. Op die manier bent u er ook zeker van dat de afgesproken datums ook gelden voor werknemers die later in dienst zouden komen.

De jaarlijkse vakantie kan uiteraard nooit langer zijn dan de maximale wettelijke vakantie van vier weken. Tenzij u er ook feestdagen en recuperatiedagen in het kader van de grote flexibiliteit zou bij betrekken. Recuperatiedagen in het kader van de grote flexibiliteit kan u als werkgever wel eenzijdig inplannen, op voorwaarde dat u uw planning tijdig kenbaar maakt.

Werknemers die over onvoldoende vakantiedagen beschikken - bijvoorbeeld omdat ze dit jaar onvoldoende hebben gewerkt of omdat ze in de loop van volgend jaar van een andere werkgever overkomen waar ze al een deel van hun vakantie hebben opgenomen – kunnen in bepaalde gevallen aanspraak maken op een werkloosheidsuitkering tijdens de collectieve sluiting. De tijdelijke werkloosheid mag echter nooit het gevolg zijn van de vrije keuze van de werknemer. Zo zal hij zijn vakantiedagen steeds eerst moeten opnemen tijdens de periode van collectieve vakantie.