Het maximumbedrag van de vergoeding die werkgevers aan hun werknemers kunnen geven die op regelmatige basis thuis werken, werd recent verhoogd.

Werkgevers mogen aan werknemers die op een structurele basis van thuis uit werken, een onkostenvergoeding geven ter compensatie van de gemaakte kosten. Denken we hierbij aan het gebruik van eigen bureauruimte, eigen kantoormeubilair en -materiaal, eigen printer, internet, verwarming  enz… En dit vrij van belastingen en RSZ.

Voorwaarde is wel dat de werknemer “structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doet”. Deze vage omschrijving werd tijdens de coronacrisis door zowel fiscus als RSZ als volgt verduidelijkt: “Onder structureel en regelmatig wordt verstaan het equivalent van 1 werkdag per week zowel voor de deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Dit kan op maandbasis op verschillende manieren georganiseerd worden (zonder proratisering):

• 1 kalenderdag / week
• 2 1/2de werkdagen / week
• 2 uur/dag in 5-dagenweek
• 1 week / maand."

De maximale vergoeding voor bureaukosten stijgt van 148,73 naar 151,70 euro per maand. Als werkgever bent u niet verplicht om een vergoeding te geven, noch om het maximale bedrag uit te keren. U bent ook niet verplicht om het bedrag te proratiseren bij deeltijdse prestaties.

Daarnaast kan u ook nog een extra vergoeding geven van maximum 20 euro per maand voor het regelmatig professioneel gebruik van prive-internetaansluiting en -abonnement én van maximum 20 euro voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur of van maximum 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een tweede beeldscherm, printer of scanner (5 euro per item, met een maximum van twee items).

Zorg er wel voor dat u het thuiswerk en het professionele gebruik van abonnementen of apparatuur kan aantonen of motiveren. Zowel RSZ als fiscus controleren streng op onkostenvergoedingen. Kan u dat niet, dan bestaat de kans dat de onkostenvergoeding beschouwd zal worden als verdoken loon.