Hebt u dit jaar nog een collectieve sluitingsperiode, wacht dan niet te lang om die vast te leggen. Er zijn ook een aantal zaken waarmee u bij collectief verlof rekening moet houden.

Wanneer u al uw personeel op dezelfde dag of dagen vakantie wilt laten nemen, dan spreken we van “collectief verlof”. Voorziet u collectieve sluitingsperiode(s) of wenst u ergens “de brug te maken”, lees dan even waar u op moet letten vooraleer u dit zomaar eenzijdig oplegt.

In de eerste plaats zal u wellicht uw arbeidsreglement moeten aanpassen. Het principe van de collectieve vakantie moet namelijk in het arbeidsreglement vermeld staan. U hoeft hierin geen concrete datums te vermelden – die zullen immers van jaar tot jaar verschillen – wel een indicatie van hoeveel collectieve verlofperiodes u voorziet, hoe lang ze duren en wanneer ze ongeveer vallen. Bijvoorbeeld: “2 weken tijdens de paasvakantie” of “vier dagen tussen Kerst en Nieuwjaar”. Is dit nog niet gebeurd, dan zal u de wettelijk voorziene procedure tot wijziging van het arbeidsreglement moeten volgen. D.w.z. het document 15 dagen uithangen ter raadpleging, waarbij uw werknemers de kans krijgen om hun bezwaren te uiten, en het vervolgens neerleggen bij de dienst Toezicht op de Sociale Wetten (TSW).

Eens dat gebeurd is, moet u de volgende jaren de concrete datums enkel nog bekendmaken aan uw personeel zonder de volledige procedure te doorlopen. Bezorg daarbij elke werknemer een kopie die u bij voorkeur laat tekenen voor ontvangst en akkoord. Voeg het bericht bij uw arbeidsreglement en stuur ook nu weer een kopie van dit bericht naar de inspectie.

Wijzigt u de datums of periodes van het collectief verlof, dan hebt u opnieuw het akkoord nodig van uw werknemers. Hebt u geen ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging, zoals de meeste horecazaken, dan regelt u dit rechtstreeks met uw werknemers. Hoewel er geen datum bepaald is vóór dewelke u dit moet doen, doet u dit toch best vóór het einde van dit jaar, of zoals bij de collectief te recupereren feestdagen, vóór 15 december. Op zich staat er geen einddatum op, maar hoe langer u wacht, hoe meer kans dat iemand niet akkoord zal gaan met de voorgestelde periode. Bovendien vergemakkelijkt het ook de planning van de overige vakantiedagen.

De jaarlijkse vakantie kan uiteraard nooit langer zijn dan de maximale wettelijke vakantie van vier weken. Tenzij u er ook feestdagen en recuperatiedagen in het kader van de grote flexibiliteit zou bij betrekken. Recuperatiedagen in het kader van de grote flexibiliteit kan u als werkgever wel eenzijdig inplannen, op voorwaarde dat u uw planning tijdig kenbaar maakt.

Werknemers die over onvoldoende vakantiedagen beschikken kunnen, in sommige gevallen, aanspraak maken op een werkloosheidsuitkering tijdens de collectieve sluiting. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer in de loop van het jaar bij u in dienst treedt en zijn vakantiedagen al volledig of gedeeltelijk heeft opgenomen. Of wanneer de werknemer tijdens het vorige jaar onvoldoende vakantiedagen heeft opgebouwd. In dat geval kan de werknemer tijdens de periode van collectieve sluiting op tijdelijke werkloosheid gesteld worden. De tijdelijke werkloosheid mag echter nooit het gevolg zijn van de vrije keuze van de werknemer. Zo zal hij zijn vakantiedagen steeds eerst moeten opnemen tijdens de periode van collectieve vakantie.