Voor elke werknemer met minstens 6 maanden anciënniteit geldt een motiveringsplicht wanneer u hem of haar wil ontslaan. M.a.w. u zal een gegronde reden moeten kunnen inroepen voor uw ontslagbeslissing, wat op zich ook maar normaal is. Waar moet u op letten?

Hoe een werknemer zijn ontslagreden moet opvragen en hoe de werkgever die vervolgens moet meedelen is aan strikte regels gebonden. In principe hoeft u de reden niet meteen mee te delen bij het ontslag. De werknemer kan zijn ontslagreden binnen de twee maanden na zijn verbreking bij u opvragen of wanneer het een opzeg betreft, binnen de zes maanden na de betekening van de opzeg, zonder de termijn van twee maanden na de uitdiensttreding te overschrijden. De wijze waarop de werknemer deze reden opvraagt is per aangetekende brief. Op verzoeken die u op een andere manier bereiken of die laattijdig worden ingediend hoeft u dus niet in te gaan.

Op een correct ingediend motiveringsverzoek moet u als werkgever binnen de twee maanden na ontvangst van de vraag eveneens per aangetekende brief antwoorden. U kan hiervoor zowel de klassieke papieren versie als de gelijkgestelde aangetekende e-mail gebruiken.

Bij een tijdig en correct gegeven motivering wordt de ontslagreden die u opgeeft vermoed de echte reden voor ontslag en niet kennelijk onredelijk te zijn. M.a.w. het is aan de werknemer om de kennelijke onredelijkheid ervan te bewijzen. De reden van het ontslag kan bij de werknemer zelf liggen (gedragingen, reacties, ondermaatse prestaties,…), maar kan ook te maken hebben met “de noodwendigheden inzake de werking van de onderneming”. Reorganisatie is daarvan een klassiek voorbeeld, economische redenen een ander. Het spreekt voor zich dat u de ingeroepen ontslagreden zal moeten kunnen bewijzen aan de hand van feiten of cijfers. U mag deze cijfers echter niet als een drogreden gebruiken en de ontslagen werknemer meteen vervangen door een nieuwe persoon. Voor redenen eigen aan de werknemer is het steeds aan te raden om in de aanloop naar een ontslag een dossier aan te leggen.

Antwoordt u niet, niet binnen de twee maanden of niet per aangetekende brief, dan riskeert u een boete van twee weken loon. Daarnaast bestaat ook nog het risico dat u voor een arbeidsrechtbank de kennelijke niet-onredelijkheid van uw ontslag zal moeten gaan bewijzen. Lukt u dat niet, dan kan daar nog een schadevergoeding bovenop komen van 3 tot 17 weken loon.

Een correcte ontslagmotivering is dus erg belangrijk. Het best vermeldt u de reden meteen in uw ontslagbrief. Zo kan u in elk geval niet meer vergeten om tijdig te antwoorden. Want ook als de werknemer u nog een brief zou sturen hoeft u hier niet meer op in te gaan, al kan het veiligheidshalve geen kwaad om te verwijzen naar de reden in uw eerdere brief. Tenzij de reden die u eerder opgaf niet voldoende concreet was. Bovendien bent u op die manier de werknemer steeds een stap voor. Een onderbouwd dossier met waarschuwingen, evaluaties, het gebruik van de juiste afwezigheidscodes op de loonbrief,… blijft in alle gevallen essentieel.