Eén op vijf werknemers in de horeca werkt met een flexi-job en liefst één op drie horecawerkgevers maakt er gebruik van. De kans is dus groot dat ook u flexi-jobbers hebt rondlopen. Het nieuwe statuut raakte erg snel ingeburgerd. Alleen de administratieve verplichtingen die erbij horen lijken nog steeds niet door iedereen gekend.

Flexi-jobbers inzetten is makkelijk en voordelig. Maar er komt ook een beetje administratie bij kijken waar u niet te lichtzinnig mag over gaan. Houdt u zich niet aan deze formaliteiten, dan is er in principe geen sprake van een flexi-job en loopt u, bij een strenge controle, het risico dat u alle voordelen met terugwerkende kracht zal verliezen.

Raamovereenkomst
In de eerste plaats moet u voor elke flexi-jobber een schriftelijke en door beide partijen ondertekende raamovereenkomst kunnen voorleggen. Hierin worden de algemene voorwaarden van de flexi-job uitgelegd, staan de loonafspraken, de functiebeschrijving(en) en praktische afspraken rond de manier waarop en de termijn waarbinnen de flexi-jobber van een eventuele opdracht op de hoogte wordt gebracht. Niemand die het leest, maar zonder raamovereenkomst kan er geen sprake zijn van een flexi-job!

Een raamovereenkomst is trouwens geen arbeidsovereenkomst. Maak er dus gerust één  voor onbepaalde duur op.

Arbeidsovereenkomst
Daarnaast moet een flexi-jobber voor elke tewerkstelling ook een arbeidsovereenkomst krijgen. “Die heb ik niet”, hoor ik  u al denken. Geen nood, de wet voorziet dat u die arbeidsovereenkomst zowel schriftelijk als mondeling kan opmaken. De keuze tussen een schriftelijk en een mondeling contract heeft wel een invloed op de Dimona-aangifte die u zal moeten doen.

Dimona
Maakt u gebruik van de mondelinge arbeidsovereenkomst, dan zal u bij uw FLX-dimona moeten kiezen voor de “dagaangifte”, waarin u begin- en einduur opgeeft. Zorg er in dit geval wel voor dat u eventuele wijzigingen aan de prestaties tijdig aanpast. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor extra’s:

Het beginuur en eventuele aanpassingen aan het beginuur moeten vóór aanvang van de prestaties in dimona staan.

Voor het aanpassen van het einduur geldt:
- vervroegen: tot middernacht volgend op het oorspronkelijk voorziene einduur
- verlaten: binnen de 8 uren na het oorspronkelijk voorziene einduur, of tot 8 uur de volgende ochtend indien dat einduur tussen 20 en 24 uur was voorzien.
   
Indien er helemaal geen prestaties werden geleverd: annuleren vóór middernacht.

De sanctie bij een laattijdige dimona (origineel of wijziging) is dezelfde als bij extra’s. Uw flexi-jobber wordt voor die dag niet als flexi-jobber, maar als een gewone werknemer (OTH) beschouwd. U betaalt voor die dag de normale patronale bijdragen, maar ook uw werknemer betaalt de volle pot RSZ en BV !

Hebt u gekozen voor een schriftelijk contract - wat u bijvoorbeeld zal doen als u een nieuwe werknemer voor enkele maanden als flexi-jobber laat beginnen - dan gebruikt u de FLX “periode-aangifte”. Vermits u hierin noch begin- noch einduur opgeeft, komt er in dit geval nog een vierde formaliteit bij.

Tijdsregistratie
Enkel in het geval van de schriftelijke overeenkomst en de daarbij horende periode-aangifte, zal uw flexi-jobber ook elke dag zijn prestaties moeten registreren in een elektronisch tijdsregistratiesysteem. Vergelijk het met het register dat u moet invullen voor extra’s met dagaangiften. Voor flexi’s met een dagaangifte moet u dit in principe ook doen, maar voor hen aanvaardt de RSZ de dimona-aangifte als tijdsregistratie.

Zijn één of meerdere van deze formaliteiten niet vervuld, dan kan dat zware gevolgen hebben. Uw flexi-jobber zal in eerste instantie aan de normale voorwaarden afgerekend worden. Dat zal u meestal pas op het einde van de maand merken aan uw loonkost die een pak hoger zal liggen dan verwacht en een ontevreden flexi-jobber die plots wel RSZ-bijdragen zal betalen. Bij een strenge controle of veelvuldige ingrepen of bij een klacht van de vakbond, riskeert u ook nog eens met een contract van onbepaalde duur aan baremaloon opgescheept te zitten. En dan zwijgen we nog over eventuele boetes…