De meeste werknemers hebben recht op een tussenkomst in de kosten die ze maken voor hun verplaatsingen naar het werk, het zogenaamde woon-werkverkeer. Hoeveel die tussenkomst bedraagt en wat de voorwaarden zijn, wordt per sector bepaald. In de horeca is er een verplichte tussenkomst van de werkgever voor wie met het openbaar vervoer, de auto of de fiets komt.

De afstand en het vervoermiddel bepalen de hoogte van het bedrag. Daarom is het belangrijk dat u voor elke werknemer over de juiste informatie beschikt en die ook up to date houdt. Twee keer per jaar de adressen en de verplaatsingswijze van uw personeel even verifiëren is zeker geen overbodige luxe. U voorkomt hierdoor dat u rechtzettingen moet maken op het verleden of dat u teveel betaalt. Het gaat hierbij om de werkelijke verblijfsadressen van waaruit de verplaatsingen worden gemaakt. Voor een student zal dat doorgaans het kotadres zijn en niet het thuisadres.

In het paritair comité heeft iedere werknemer die meer dan één kilometer van het werk woont en niet te voet komt werken recht op een tussenkomst in de vervoerskosten. Die tussenkomst is een verplichting voor de werkgever. Betaalt u ze niet, dan loopt u bij een inspectie het risico ze retroactief voor alle werknemers te moeten rechtzetten.

Werknemers die met de trein komen werken, krijgen 70% van hun abonnement (tweede klasse) terugbetaald op basis officiële kilometertabellen enkele rit die meestal jaarlijks op 1 februari worden geïndexeerd. Wie met bus, tram of metro komt, krijgt 80% van zijn abonnement terugbetaald, met een maximum van 50 euro per maand. De werkgever kan zelf beslissen om abonnementen voor het openbaar vervoer volledig terug te betalen. Dat kan een interessante loonoptimalisatie zijn want de terugbetaling van openbaar vervoer is vrij van belastingen en RSZ.

Dezelfde tabellen die voor de trein gebruikt worden, gelden ook voor wie met de wagen komt. Ook hier kijkt men naar de afstand enkele rit in vogelvlucht. In tegenstelling tot het openbaar vervoer is de terugbetaling van zelf verreden kilometers slechts tot 430 euro per jaar (zo’n 36 euro per maand) vrijgesteld van belastingen. Er wordt geen RSZ op aangerekend.

Werknemers die met de fiets komen werken tot slot, ontvangen 0,24 euro per getrapte kilometer. In dit geval telt u wel de kilometers heen én terug. De fietsvergoeding is vrij van belastingen en RSZ.
Wie dagelijks meerdere van deze vervoermiddel achtereenvolgend gebruikt, ontvangt de afzonderlijke bijdrage voor elk vervoermiddel op de daarmee afgelegde afstand. Dat kan bijvoorbeeld als iemand met de fiets naar het station rijdt, daar de trein neemt en vervolgens de metro.

Werknemers die in service coupé werken en zich dus twee keer per dag heen en weer verplaatsen, hebben recht op een dubbele tussenkomst, tenzij het om openbaar vervoer gaat. Wie zijn abonnement twee (of vier) keer per dag gebruikt, maakt immers geen bijkomende kosten.

Stopt de werknemer met werken tussen middernacht en 5 uur en kan hij hierdoor geen gebruik meer maken van het openbaar vervoer, dan moet de werkgever vervoer voorzien of de werkelijke kosten van bijv. een taxi terugbetalen.