Eén keer per jaar mag u al uw personeelsleden een extraatje geven, vrij van belastingen en RSZ. Onder welke vorm u dit extraatje geeft, kiest u zelf. Het kan een geschenkje zijn, een waardebon of zelfs gewoon een nettobedrag. Dat is mooi meegenomen tijdens de eindejaarsdagen. Maar u moet zich wel aan een aantal strikte regels houden.

Voor een aantal specifiek beschreven gebeurtenissen laten fiscus en RSZ u toe om uw werknemers een van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen vrijgesteld geschenk te geven. Denken we daarbij aan een eervolle onderscheiding of pensionering.

Maar ook Sinterklaas, Kerstmis en Nieuwjaar staan in die lijst, al mag u wel slechts voor één van deze drie gelegenheden uw feestmuts/-mijter opzetten. Het moment waarop u het geschenk geeft dient u ook heel strikt te interpreteren. U mag bijvoorbeeld uw eindejaarsgeschenk niet opsparen om uw werknemers op hun verjaardag te verrassen, want dan bent u wél RSZ en belastingen verschuldigd!

Daarnaast is er voor elke gelegenheid ook een maximumbedrag bepaald dat u aan het geschenk mag besteden. Voor het kerst-/eindejaars-/Sinterklaasgeschenk mag u 40 euro uitgeven per werknemer. Indien u dat wenst, mag u daar nog eens 40 euro bovenop doen per kind ten laste. Die bedragen zijn, ondanks vele indexaties, al jaren onveranderd.

Het geschenk zelf kan verschillende vormen aannemen. Het kan een echt cadeautje zijn, een waardebon of geschenkcheque, maar ook gewoon een nettobedrag dat u op de rekening van uw werknemers overschrijft. Het bedrag op de loonbrief vermelden hoeft niet, maar zorg er wel voor dat u het zeker correct in uw boekhouding verwerkt.

Gaat u over bovenvermelde 40 euro, dan loopt u het risico dat het volledige bedrag, en dus niet enkel het teveel betaalde, als verworpen uitgave wordt beschouwd en aan RSZ wordt onderworpen. Kiest u voor een echt cadeautje zoals wijn of een mand met lekkernijen, dan kijkt men naar de werkelijke waarde in hoofde van de ontvanger, d.w.z. inclusief BTW en zonder eventuele kortingen.

Tot slot moeten alle personeelsleden hetzelfde geschenk krijgen. Naargelang het om voltijders of deeltijders gaat, mag u de waarde ervan wel proratiseren.