Tegen het einde van dit jaar zullen ondernemingen met minstens 50 werknemers een meldingskanaal moeten oprichten voor het melden van interne mistoestanden. Werkgevers met 250 werknemers of meer moesten hier tegen 15 februari al mee in orde zijn. Deze nieuwe verplichting spruit voort uit de Europese Klokkenluidersrichtlijn.

Bij het woord “klokkenluider” denkt u wellicht meteen aan Julian Assange of Edward Snowden die gevoelige en geheime informatie lekten die verschillende overheden en bedrijven in verlegenheid brachten. Eigenlijk is de klokkenluidersrichtlijn een logisch gevolg van de vele “Leaks” waarmee we de voorbije jaren overspoeld werden. Een Europese Klokkenluidersrichtlijn uit 2019 zorgt ervoor dat personen die wantoestanden in hun organisatie willen melden hiervoor kanalen ter beschikking hebben en de nodige bescherming genieten. De nieuwe Belgische wetgeving is een omzetting van de Europese Klokkenluidersrichtlijn en gaat van start in twee fases afhankelijk van de grootte van de ondeneming.

Werkgevers met 250 werknemers of meer moesten tegen 15 februari in principe al de nodige maatregelen hebben genomen. Werknemers met tussen de 50 en 249 werknemers hebben hiervoor nog tot 17 december de tijd. Werkgevers met minder dan 50 werknemers ontsnappen aan deze verplichting. Het aantal werknemers wordt berekend als een gemiddelde van de vier kwartalen voorafgaand aan de datum waarop men in regel zou moeten zijn.

Intern meldingskanaal
De verplichting bestaat in de eerste plaats uit het oprichten van een intern meldingskanaal.  Werkgevers met een ondernemingsraad of comité zullen dit orgaan hierbij moeten betrekken.

Een interne melding is elke schriftelijke of mondelinge mededeling binnen de onderneming van een inbreuk.

De inbreuk moet werkgerelateerd zijn en kan gaan over o.a. de veiligheid op de werkvloer, milieugerelateerde onderwerpen, sociale fraude, belastingfraude, veiligheid van levensmiddelen,…

De melder kan zowel een werknemer of ex-werknemer, een sollicitant, een stagiair, een leverancier als een zelfstandige zijn.

Het kanaal waarbij de melder terecht kan moet een onpartijdige persoon of afdeling zijn die elke melding binnen bepaalde termijnen behandelt. Zo moet de ontvangst van de melding steeds binnen de zeven dagen bevestigd worden en dient elke ontvangen melding in een register te worden bijgehouden. Het meldingsbeheer kan eventueel ook aan een externe derde worden uitbesteed. De vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder moet daarbij in alle gevallen gegarandeerd worden.

Hoe een melding concreet moet verlopen (telefoon, brief, mail,…) kiest u als werkgever zelf. De procedure neemt u op in het arbeidsreglement, een cao of een policy.

Externe melding
De melder of klokkenluider kan ook meteen opteren voor een externe melding bij o.m. een Federale Overheidsdienst, de RVA, de RSZ of de Gegevensbeschermingsautoriteit. Ook openbaarmaking via de pers of internet is een optie, maar niet zonder dat eerst een interne of externe melding was gemaakt die zonder gevolg is gebleven.

Klokkenluiders die ter goeder trouwe een melding maken, zijn beschermd tegen represailles zoals ontslag, degradatie of enige andere nadelige behandeling. Ook derden (collega’s, vrienden, familie) die hen geholpen hebben bij hun melding genieten van deze bescherming. De schadevergoeding die hier tegenover staat gaat van 18 tot 26 weken loon.

Personen die het meldingskanaal misbruiken en bewust valse informatie verspreiden, kunnen gerechtelijk vervolgd worden.

Sancties
Ondernemingen die geen meldingskanaal oprichten of de goede werking ervan verhinderen, kunnen bestraft worden met een boete van niveau 4 van het Sociaal Strafwetboek.