Niet van toepassing voor de meeste horeca-functies, maar hebt u administratieve medewerkers die hun werk de volgende weken van thuis uit doen, dan kan u hen hiervoor een netto vergoeding geven. Om zeker te zijn dat de werknemer hierop later geen belastingen zal moeten betalen, kan u op een vlotte manier een tijdelijke ruling aanvragen bij de FOD Financiën.

Werknemers die in functie van hun werk onkosten maken, kunnen deze door hun werkgever laten terugbetalen. Omdat het terugbetalen van gemaakte onkosten ook op een forfaitaire manier kan gebeuren, d.w.z. een vast maandelijks bedrag op de loonbrief dat niet gestaafd wordt door bonnetjes of facturen, is het een praktijk die balanceert op de grens van het toelaatbare, maar die wordt aanvaard zolang men zich aan bepaalde spelregels houdt.

Een klassieker zijn de onkostenvergoedingen voor thuiswerk. De RSZ aanvaardt hiervoor een bedrag tot 126,94 euro per maand, 20 euro voor het regelmatig professioneel gebruik van het eigen internet en nog eens hetzelfde bedrag voor regelmatig professioneel gebruik van de eigen computer. Dit is echter geen vrijgeleide om deze bedragen zomaar toe te passen. Het gebruik ervan moet nog steeds gemotiveerd en verantwoord worden. Misbruik kan u duur te staan komen.

Momenteel worden bedrijven aangemoedigd om zoveel mogelijk van thuis uit te laten werken. Dat gaat natuurlijk niet voor de meeste horecafuncties, wel voor administratieve werknemers. Voor hen zou u dus zo’n thuiswerkvergoeding kunnen toepassen.

Om u hierover toch iets meer zekerheid te geven, biedt de FOD Financiën nu de mogelijkheid om hier snel een voorafgaande beslissing rond te krijgen.

De kosten die in aanmerking komen zijn bureaukosten. Dit zijn kosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing... in de verblijfplaats van de medewerker.

De vergoeding wordt toegekend aan alle categorieën van medewerkers die omwille van  de maatregelen tegen het Covid-19 virus thuis moeten werken. Omdat iedereen in hetzelfde schuitje zit, zal bovendien voor alle betrokken medewerkers hetzelfde bedrag moeten worden toegekend van maximaal 126,94 euro.

Werknemers die eventueel nu al een (lagere) thuiswerkvergoeding krijgen, doen tijdelijk afstand van die huidige vergoeding in ruil voor de nieuwe vergoeding voor zolang de maatregelen voor de bestrijding van Covid-19 van toepassing zullen zijn.

Het document om deze “ruling” aan te vragen vindt u op de website van de FOD Financiën.