U hebt net een werknemer opgezegd, maar dan stelt u vast dat u de brief naar het verkeerde adres hebt gestuurd. Wat nu?

Strikte vormvereisten

Bij het geven van een ontslag worden vaak fouten gemaakt. Meestal vermijdbare vormfouten. De verschillende wijzen van ontslag hebben immers elk hun eigen regels, wat het voor iemand die niet dagelijks met de materie bezig is best ingewikkeld maakt. Zo zijn er bij een verbreking, waarbij een werknemer meteen mag beschikken en een verbrekingsvergoeding uitbetaald krijgt, geen vormvereisten. In principe zou u iemand zelfs mondeling of via Whatsapp kunnen ontslaan. De inhoud van het bericht is ook niet zo belangrijk, zolang het maar duidelijk is.

Gaat het echter om een ontslag waarbij de werknemer nog een opzegperiode moet “uit doen", dan gelden net heel strikte vereisten naar vorm en inhoud. Zo moet de opzegbrief altijd aangetekend verstuurd worden, minstens drie werkdagen vóór het einde van de week opdat de opzegtermijn de volgend maandag zou kunnen ingaan, moeten alle datums in de brief kloppen (verzending, begindatum, duur) en moet de brief door een bevoegde persoon ondertekend zijn. Is één van deze dingen niet in orde, dan kan zich nadien een probleem stellen. Zo is een opzegbrief die naar het verkeerde adres werd gestuurd nietig.

Wat is het juiste adres?

De wet zegt niet wat het juiste adres van een werknemer is. Een jobstudent bijvoorbeeld kan zowel een thuisadres als een kotadres hebben. Of een werknemer woont in de praktijk bij een vriend of vriendin, terwijl hij officieel nog elders gedomicilieerd is. En wat met werknemers die net aan het verhuizen zijn? Naar welk adres moet u de brief sturen? De rechtspraak gaat uit van het laatst gekende, door de werknemer meegedeelde adres, m.a.w. het adres dat op de loonbrieven en andere documenten vermeld staat. De werknemer is verplicht om zijn werkgever de correcte adresgegevens te bezorgen en elke wijziging daarvan onmiddellijk door te geven. Het is aan de werknemer om dit te bewijzen. Kan hij dit niet, dan is de opzeg rechtmatig gebeurd en hoeft u verder niets te doen.

Hoe rechtzetten?

Lag de fout toch bij u en hebt u uw werknemer nog niet over het ontslag gesproken, dan zijn er niet noodzakelijk potten gebroken. U kan uw brief gewoon opnieuw sturen naar het juiste adres. Waarschijnlijk zal u wel de begindatum en misschien zelfs de duur van de opzeg moeten aanpassen. U zou ook een deurwaarder kunnen sturen om de opzegbrief te overhandigen. Op die manier kan de opzeg vaak alsnog op hetzelfde moment ingaan. Hieraan is wel een kost van enkele honderden euro’s verbonden.

Is de werknemer wel al op de hoogte van zijn ontslag, of krijgt hij alsnog de foutief geadresseerde brief in handen, dan zit u mogelijk wel met een probleem. De betekening van de opzeg was dan wel nietig, het ontslag zelf blijft bestaan. De werknemer zou dus een verbrekingsvergoeding kunnen eisen.

Wat u ook niet mag doen, is de opzegbrief in de hand afgeven. Zelfs niet als u de werknemer laat tekenen voor ontvangst en akkoord. Ook hier is de opzeg onbestaande omdat aan de vereiste van de aangetekende verzending niet werd voldaan, maar blijft het ontslag wel geldig.

Beter voorkomen dan genezen

Zorg dus steeds dat u voor al uw werknemers over een correct adres beschikt en dat u dit natuurlijk ook juist op de opzegbrief noteert. Een correct adres is niet alleen belangrijk bij een ontslag, maar ook voor de berekening van de vervoerskosten, bij het sturen van een controlearts of bij het verzenden van waarschuwingen. Voor de zekerheid kan u in uw arbeidsreglement vermelden dat adreswijzigingen altijd per mail moeten worden doorgegeven.

Lees ook: 
Hoe stelt u een geldige ontslagbrief op?