Bij het tewerkstellen van studenten komen best wel wat administratieve verplichtingen kijken. Een ondertekende arbeidsovereenkomst die ook het aantal uren en het uurrooster vermeldt, een dimona STU, een toereikend contingent dat u kan controleren aan de hand van het attest uit student@work en een bewijs van inschrijving van de school. Deze laatste verplichting is relatief nieuw en wordt vaak vergeten.

Om als jobstudent te kunnen werken volstaat het dat een jongere minstens 16 jaar is (15 indien hij of zij de eerste twee jaren van het secundair heeft gevolg) én nog steeds onderwijs met volledig leerplan volgt. De eerste voorwaarde kan u makkelijk controleren, u moet de persoonsgegevens immers doorgeven aan uw sociaal secretariaat. De tweede voorwaarde wordt doorgaans zonder veel verdere vragen als zijnde vervuld aangenomen. Veel mensen gaan ervan uit dat de dimona in het andere geval wel zou blokkeren, net zoals dat bij flexi’s het geval is. Dimona doet echter geen enkele check op studenten, u kan eender wie op een correcte manier als STU aanmelden!

Daarom moet elke werkgever die van de voordelige solidariteitsbijdragen voor studenten wil genieten sinds 2020 kunnen bewijzen dat de student wel echt student is. Deze nieuwe verplichting dateert van 2020, in volle coronatijd, en is daardoor velen wellicht ontgaan. De werkgever zal hiervoor dus een inschrijvingsbewijs van de onderwijsinstelling voor het lopende school- of academiejaar moeten vragen. Een verklaring op eer of een kopie van de studentenkaart volstaan niet voor de RSZ. Dit bewijs voegt u bij de ondertekende arbeidsovereenkomst van de student zodat u het bij een controle of bij een vraag van de RSZ kan voorleggen.

Beschikt u niet over deze bewijzen, vraag ze dan meteen aan al uw studenten en maak er een gewoonte van om het in het eerste gesprek aan elke nieuwe student te vragen. Vergeet ook niet om elk jaar in september/oktober een nieuw bewijs te vragen aan al uw studenten. Voor studenten die als interim bij u werken, ligt de verantwoordelijkheid bij het uitzendkantoor.

In principe zal de RSZ niet systematisch naar de inschrijvingsbewijzen vragen. Er gebeuren wel steekproefgewijze controles en ook na een klacht zou het kunnen dat u deze documenten zal moeten voorleggen. De sanctie voor het ontbreken van de inschrijvingsbewijzen kan zijn dat u de studenten retroactief zal moeten herberekenen aan de normale sociale zekerheidsbijdragen.