Hebt u werknemers die af en toe op verplaatsing moeten? Op klantenbezoek, op prospectie, op bezoek bij leveranciers, … Dan mag u hen voor deze dag een kleine vergoeding uitbetalen. Vrij van RSZ en van belastingen. En bovendien ook nog eens fiscaal aftrekbaar ! Het klinkt misschien vreemd, maar toch is het logisch. Als werkgever mag u immers de onkosten terugbetalen die uw werknemers voor u maken. Voorwaarde is wel dat de verplaatsing minimaal vijf uur in beslag neemt.

Over hoeveel u precies mag terugbetalen bestaan forfaits die jaarlijks worden geïndexeerd. Zoals wel vaker hanteren fiscus en RSZ hierbij verschillende normen.

Zo maakt de fiscus een onderscheid per functiecategorie (directie, kader, bedienden/arbeiders) en naargelang de verplaatsing al dan niet een volledige dag (8 uur) in beslag neemt.

>5uur<8uur >=8 uur
Directie 3,82 euro 19,22 euro
Kaderleden 3,82 euro 16,11 euro
Bedienden/Arbeiders 3,82 euro 13,04 euro

De RSZ maakt dit onderscheid niet en gaat uit van 16 euro per dag.

Hebt u bijvoorbeeld een vertegenwoordiger die gemiddeld tien dagen per maand op de baan is, dan spreken we al gauw over 1.920 euro netto per jaar !

Deze bedragen omvatten alle kosten die uw werknemer onderweg maakt (eten, drank, toiletbezoek,…). De eigenlijke verplaatsingskosten zitten hier natuurlijk niet mee in.

Wat niet mogelijk is, is de cumul van de baanvergoeding met maaltijdcheques. Doet u dat wel, dan zal u op één van beide RSZ en belastingen moeten betalen. Wat wel kan is de patronale bijdrage van de maaltijdcheque in mindering brengen van de baan-vergoeding. Stel uw baanvergoeding bedraagt 16 euro en de werkgeversbijdrage van uw maaltijdcheques is 5,91 euro, dan zou u in principe nog steeds een baanvergoeding van 10,09 euro mogen uitbetalen aan een kaderlid zonder dat die daarop voorheffing of RSZ hoeft te betalen. Interessanter, maar misschien iets meer werk, is echter om het volledige bedrag als baanvergoeding uit te betalen en een maaltijdcheque minder toe te kennen. De baanvergoeding is immers volledig fiscaal aftrekbaar, de maaltijdcheque slecht voor 1 euro.

Wat nu met de maaltijdcheque of de baanvergoeding wanneer uw werknemer op kosten van de zaak met een zakenrelatie moet gaan lunchen? Vindt die lunch 's avonds plaats, dan is er geen probleem. Gaat het om een lunch over de middag, dan is het niet geheel duidelijk. Betaalt uw medewerker de lunch met de anonieme kredietkaart van de zaak, dan is de kans dat u hier problemen mee krijgt bijzonder klein. Schiet hij het bedrag voor en dient hij een onkostennota in, dan zou een buitengewoon ijverige inspecteur in principe wel kunnen eisen dat er op zijn maaltijdvergoeding voor die dag alsnog RSZ en/of belastingen betaald worden.