Werknemers die gedeeltelijk van thuis uit werken – telewerken – kunnen daarvoor een vergoeding krijgen van hun werkgever, vrij van RSZ en belastingen. Vanaf 1 juni wijzigde het een en ander aan het bedrag dat de werkgever hiervoor mag toekennen.
Sinds corona is telewerken helemaal ingeburgerd. In de horeca komt het uiteraard niet zo vaak voor. Een maître of gerant zou een deel van zijn administratie van thuis uit kunnen doen. Een keukenchef kan zijn foodcostberekeningen, recepturen en menu’s thuis maken. Voor administratieve medewerkers zijn de mogelijkheden natuurlijk net iets groter. Tijdens de coronacrisis werden ook de spelregels van telewerk verduidelijkt. Moest men vroeger “structureel en op regelmatige basis” thuiswerken, is daar nu een cijfer op geplakt: gemiddeld minstens één dag per week, al dan niet gespreid over meerdere dagen (twee halve dagen per week, twee uur per dag, één week per maand…).
Op zich hoeft de werkgever geen bijkomende vergoeding te voorzien voor werknemers die telewerken. Zolang hij er maar voor zorgt dat de werknemer alle nodige middelen ter beschikking heeft om zijn of haar werk te kunnen uitvoeren. Denk daarbij in de eerste plaats aan internetverbinding, een computer en een telefoon. De afspraken over het al dan niet toekennen van een vergoeding spreekt u af in een telewerkovereenkomst.
Wie toch een vergoeding wenst te geven, houdt zich best aan de maximale vergoeding die door de RSZ wordt vooropgesteld. Tot voor kort hanteerde de RSZ hiervoor twee verschillende normen. In de eerste werd gesteld dat de telewerkvergoeding maximaal 10% mag bedragen van het brutoloon dat betrekking heeft op de dagen waarop er thuis wordt gewerkt. Deze regeling houdt vanaf 1 juni 2022 op te bestaan. Voor werknemers die al in dit systeem zaten, mag men het wel blijven toepassen zolang er verder niets wijzigt aan de overeenkomst.
Wel voorziet de RSZ nog steeds een forfaitaire kantoorvergoeding. Vanaf 1 juni bedraagt die 140,15 euro per maand. (Voor de periode van 1 april 2022 tot 31 mei 2022 was dat 137,40 euro) Dat is het maximale bedrag dat u mag geven aan zowel voltijders als deeltijders die minstens gemiddeld één dag per week thuiswerken. Dit bedrag dient om alle kosten te dekken die thuiswerken met zich meebrengt: kleine kantoorbenodigdheden, kantoormeubilair en informaticamateriaal, elektriciteit, verwarming, onderhoud,…
Daarnaast kan u ook nog een maandelijkse vergoeding geven van 20 euro voor regelmatig professioneel gebruik van een eigen internetaansluiting en –abonnement. Hetzelfde bedrag (20 euro) mag u geven voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur. Of (en dat was tot voor deze maand “en”) maximum 10 euro voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar).
Voor het gebruik van de eigen telefoon wordt door de RSZ geen forfait voorzien. Hier bestaat wel de mogelijkheid om het telefonie- en/of internetabonnement van de medewerker op naam van de zaak te zetten. Op de loonbrief wordt hiervoor dan een klein voordeel in natura aangerekend.
Het bestaan van deze forfaits wil niet zeggen dat u er lichtzinnig mee mag omspringen. In geval van betwisting is het aan de werkgever om de echtheid van de gemaakte kosten en van het thuiswerk aan de hand van bewijsstukken aan te tonen.