Een tankkaart als loonvoordeel voor uw werknemers. Wat kost het? Is het fiscaal interessant? En waarop moet u letten?

Tankkaarten zijn betaalkaarten voor benzine, diesel en andere brandstoffen in tankstations. Ze zijn een veilig, handig en efficiënt alternatief voor contant geld en een (bedrijfs)kredietkaart. U kan een tankkaart eenvoudig limiteren, snel en makkelijk laten blokkeren indien nodig, u rekent maandelijks af en krijgt duidelijke overzichten van de verrichtingen.

Net als (bijna) alle andere voordelen die een werkgever aan zijn werknemers toekent, wordt ook de tankkaart beschouwd als een beroepsinkomen, een zogenaamd voordeel alle aard. De werknemer moet er dus belastingen op betalen. De tankkaart moet bijgevolg op de loonbrief en de fiscale fiche worden vermeld en dat is niet altijd het geval. Vaak wordt er nogal losjes omgesprongen met tankkaarten en dat is niet zonder gevaar. Blijkt bij een belastingcontrole dat uw bedrijf drie tankkaarten heeft die regelmatig worden gebruikt, waarvan er slechts één in de fiscale fiches is opgenomen (die van de zaakvoerder), terwijl er verder geen bedrijfsvoertuigen zijn, dan hebt u mogelijk al een probleem.

Firmawagen met tankkaart

De fiscale behandeling van de tankkaart verschilt naargelang ze bij een bedrijfswagen hoort of wordt toegekend aan een werknemer zonder firmawagen.
In het eerste geval worden bedrijfswagen en tankkaart als één geheel bezien. Het voordeel alle aard van de bedrijfswagen wordt daarbij berekend op basis van de catalogusprijs, de CO2-uitstoot en de leeftijd van de wagen. Of daar al dan niet een tankkaart bij hoort, hoeveel of hoe weinig de werknemer die gebruikt en of dat professioneel dan wel privé is, maakt geen enkel verschil voor de belastingen van de werknemer noch voor de sociale bijdragen van de werkgever.

Tankkaart zonder firmawagen

Anders, en veel complexer, wordt het wanneer een tankkaart wordt gegeven aan een werknemer die geen bedrijfswagen heeft. In dit geval wordt er wél naar het verbruik gekeken. Fiscus en RSZ maken hierbij een onderscheid tussen drie types van verplaatsingen:

• Beroepsverplaatsingen: bijvoorbeeld wanneer een werknemer naar een klant of leverancier moet;
• Woon-werkverplaatsingen: de dagelijkse rit van thuis naar het werk en terug;
• Privéverplaatsingen.

Voor alle drie de verplaatsingen geldt een andere (para)fiscale behandeling. De werknemer zal hiervoor dus een gedetailleerd logboek moeten bijhouden, wat niet erg praktisch is.

Op professioneel gereden kilometers hoeft de werknemer uiteraard geen belastingen te betalen en zijn ook vrijgesteld van RSZ. Woon-werk- en privéverplaatsingen zijn wél belastbaar op de werkelijke waarde, d.w.z. de kostprijs van de brandstof. Woon-werkverplaatsingen zijn vrijgesteld van RSZ, op de louter privé gereden kilometers dient wel RSZ betaald te worden.

Is het interessant?

U ziet meteen dat een tankkaart zonder bedrijfswagen minder interessant is voor uw werknemers dan een tankkaart die met een bedrijfswagen komt. Voor de werkgever blijft het geven van een tankkaart wel interessanter dan een bruto loonsverhoging. Want hoewel het bij de werknemer belast wordt als loon, betaalt de werkgever er geen patronale kosten op. De omslachtige administratie moet u er dan wel bijnemen.

Tankkaartpolicy

Net zoals u dat doet als u een wagen, telefoon of computer ter beschikking stelt, maakt u ook voor de tankkaart best een policy waarin u de regels voor het gebruik opneemt. Staat er een beperking op het bedrag? Is de kaart gekoppeld aan één voertuig? Geldt de kaart enkel in België of ook in het buitenland? Mogen er aankopen mee gedaan worden in de shop van het tankstation? Die voorwaarden nadien wijzigen kan niet eenzijdig.

Een tankkaartpolicy voorkomt in veel gevallen misbruik van de kaart en stelt u in staat om streng op te treden als het toch gebeurt, bijvoorbeeld met een ontslag om dringende reden.