Waarop moet u letten wanneer u een ontslagbrief verstuurt? Wat moet er zeker in staan? Wanneer verstuurt u de brief? Moet de brief aangetekend de deur uit, of mag u hem ook gewoon aan uw werknemer overhandigen?

Om correct op deze vragen te kunnen antwoorden, is het belangrijk om het verschil te kennen tussen een verbreking en een opzegging. Een werknemer ontslaan – speciale gevallen als de dringende reden of de medische overmacht buiten beschouwing gelaten – kan immers op twee verschillende manieren. Bij een verbreking maakt u onmiddellijk een einde aan een arbeidsovereenkomst en betaalt u uw werknemer een verbrekingsvergoeding uit. Van een opzegging is sprake wanneer u uw werknemer een opzeggingstermijn laat presteren.

Verbreking
Wenst u een arbeidsovereenkomst onmiddellijk te beëindigen, dan hoeft u zich van de vormvereisten weinig aan te trekken. De wet stelt in dit geval geen specifieke eisen aan de wijze waarop het ontslag wordt meegedeeld. Verbreken kan u per brief, fax, mail, sms,… of zelfs mondeling. In de praktijk zet u uw beslissing bij voorkeur steeds op papier, waarbij u best elke dubbelzinnigheid vermijdt. Vermeld duidelijk dat de arbeidsovereenkomst verbroken wordt vanaf een welbepaalde datum, met betaling van een compenserende vergoeding. De datum mag in het verleden liggen, maar beter niet in de toekomst. Daarmee haalt u zich alleen problemen op de hals.

Vermeld ook best de reden van ontslag. Zodra een werknemer minstens zes maanden bij u in dienst is, kan hij die nadien toch bij u opvragen.

De brief aangetekend verzenden is niet nodig, maar wel het duidelijkste bewijs. Een correcte, formele brief is bovendien ook de meest respectvolle manier om een samenwerking stop te zetten.

Opzeg
Aan een opzegbrief worden wel een aantal specifieke eisen gesteld. Zo moet de brief minstens de volgende vier verplichtingen bevatten:
• Datum van verzending
• Begindatum van de opzegtermijn
• Duur van de opzegtermijn
• Handtekening van de werkgever of zijn gevolmachtigde

Bovendien moet een opzegbrief altijd per aangetekende brief verzonden worden. In uiterste gevallen kan u ook nog een beroep doen op een deurwaarder die de brief aan huis komt afgeven.

Een opzegtermijn gaat altijd in op maandag. Vermits een aangetekende brief per definitie pas na drie werkdagen geacht wordt te zijn toegekomen, moet u de brief ten laatste op woensdag van de voorgaande week op de post doen. Valt er in die week een feestdag, zelfs nog een dag eerder.

Een vergissing in de inhoud van de brief of in de verzendtermijn kan ertoe leiden dat u bovenop de opzeg toch nog een gedeeltelijke verbrekingsvergoeding zal moeten betalen.