In de loop van de maand maart ontvangt u van uw sociaal secretariaat uw sociale balans voor het voorbije boekjaar. De sociale balans is van toepassing op alle ondernemingen die verplicht zijn een jaarrekening op te stellen.
De sociale balans werd in 1995 ingevoerd als een meetinstrument voor de overheid en de sociale partners om gepaste maatregelen te kunnen nemen ter vermindering van de toen heersende werkloosheid. Vandaar dat u er vooral gegevens moet invullen over de tewerkstellingsevolutie binnen uw bedrijf zoals het aantal werknemers, het aantal gepresteerde uren, uw personeelskosten, in- en uitdiensttredingen, maar ook uw opleidingsinspanningen en het gebruik van de verschillende tewerkstellingsmaatregelen. Iedere Belgische onderneming die personeel tewerkstelt moet een sociale balans neerleggen.
In 2008 werd de sociale balans inhoudelijk herwerkt. Sindsdien bestaat er een verkort en een volledig model. Beide bestaan uit drie rubrieken.
Rubriek I gaat over de werknemers die u tijdens het afgelopen boekjaar tewerkstelde, Rubriek II behandelt het personeelsverloop tijdens dat boekjaar. In beide gevallen zal u de gegevens moeten opsplitsen naar geslacht en studiegegevens. Rubriek III is volledig gewijd aan opleidingsinitiatieven.
De gegevens over opleiding, studie en over de interims die u in 2017 gebruikte zijn meestal niet bekend bij uw sociaal secretariaat en zullen bijgevolg niet ingevuld zijn op de balans die u aangeleverd krijgt. U zal deze gegevens dus zelf moeten invullen, als u ze zelf al kent tenminste.
Vóór 2008 diende u ook alle financiële voordelen die u uit tewerkstellingsmaatregelen haalde op uw sociale balans te vermelden. Die verplichting is verdwenen met de komst van
Trillium, het overzicht van alle gebruikte maatregelen dat u jaarlijks tussen 1 februari en 10 maart van de RSZ ontvangt. U moet deze gegevens binnen de maand na ontvangst aan uw werknemers meedelen. Als u een ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging in huis heeft, dan bestaan daar zelfs strikte regels rond.
Sinds vorig jaar moet u uw sociale balans in principe niet meer als onderdeel van de jaarrekening, maar als afzonderlijk document neerleggen bij de Nationale Bank. Tenzij u binnen de 30 dagen na goedkeuring van de jaarrekening en uiterlijk binnen de zeven maanden na afsluiting van het boekjaar formeel zou beslissen om ze toch als onderdeel van de jaarrekening te blijven indienen. Op zich is er ook niet echt een reden om ze afzonderlijk in te dienen, tenzij u bepaalde informatie liever niet zichtbaar maakt voor bijvoorbeeld de concurrentie.
Hebt u een ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging, dan dient u hen de sociale balans voor te leggen. Hebt u die niet, dan hebben uw personeelsleden nog steeds het recht om de sociale balans te raadplegen op de plaats waar ook het arbeidsreglement zich bevindt.
De werkgever die zijn verplichtingen op het vlak van de sociale balans niet naleeft, zal worden bestraft met een sanctie die ofwel uit een strafrechtelijke geldboete ofwel uit een administratieve geldboete bestaat.