Elektronische aangetekende brieven worden juridisch al sinds 2016 gelijkgesteld met de papieren versie. Alleen ontbrak het voorlopig nog aan voldoende gekwalificeerde dienstverleners. Maar daar is nu verandering in gekomen. De regering erkende vorige week het eerste bedrijf dat aangetekende e-mails kan verzenden met dezelfde juridische waarde als de klassieke brief.

Connect Solutions, een IT-bedrijf uit Zonhoven, is het eerste bedrijf dat van de FOD Economie de hoogste vertrouwensscore krijgt. Hun aangetekende e-mail wordt hierdoor meteen een ernstige concurrent van Bpost. Daar betaalt u voor een aangetekende brief 5,29 euro, een aangetekende e-mail verstuurt u al voor 80 cent. En u hoeft er de deur niet meer voor uit.

Eenvoudiger én goedkoper dus, maar ook 100% rechtsgeldig? Daarover bestond lange tijd onduidelijkheid, maar die heeft de regering nu weggenomen. De FOD Economie verleent namelijk twee soorten erkenningen voor aangetekende zendingen. Een dienstverlener met de erkenning “vertrouwensdienst” staat garant voor een dienst die u kan gebruiken zonder zich al te veel zorgen te maken. Momenteel zijn er verschillende firma’s die deze erkenning op zak hebben, waarvan het Waalse Ipex wellicht de bekendste is. Maar er een opzegbrief of een motivering voor dringende reden mee versturen, deed u toch beter niet.

De tweede erkenning gaat een stap verder. De aangetekende e-mail die door een “gekwalificeerde vertrouwensdienst” wordt aangeboden, is juridisch volledig gelijkgesteld met een klassieke aangetekende brief. Van een aangetekende a-mail verstuurd via Connect Solutions bent u wel zeker dat hij exact dezelfde gevolgen heeft als een aangetekende brief die u per post zou verzenden.

Wie gebruik wenst te maken van deze dienst, surft naar de website www.aangetekende.email waar u zich eerst zal moeten registreren met de eID. Alvorens te versturen tekent u het bericht eveneens met uw eID. Connect Solutions plaatst een elektronische zegel en tijdstempel op het bericht als bewijs van verzending. Het bericht inclusief elektronische zegel en tijdstempel kan u ophalen in uw outbox. Ook de geadresseerde zal zich met zijn eID moeten registreren alvorens hij het bericht kan openen. Connect Solutions plaatst vervolgens opnieuw een elektronische zegel en tijdstempel als bewijs van ontvangst.

Rechtspraak rond de aangetekende e-mail is er vanzelfsprekend voorlopig nog niet. Of het niet aanvaarden van de mail (de werknemer moet immers de moeite doen om zich met de eID te registreren) gelijk wordt gesteld met het niet afhalen van een aangetekende zending, weten we dus nog niet zeker.

Wenst u in de toekomst gebruik te maken van deze mogelijkheid, dan moet u er natuurlijk wel zeker van zijn dat u over de juiste e-mailadressen van uw werknemers beschikt. Maakt u gebruik van e-loonbrieven, dan is dat trouwens ook al het geval. Voorzie daarom best in uw arbeidsreglement dat elke werknemer u zijn e-mailadres moet meedelen en u onmiddellijk op de hoogte moet brengen van eventuele wijzigingen.

Meer over de laatste nieuwtjes op arbeidsrechtelijk vlak verneemt u in onze opleiding Arbeidsrecht in Vier Gangen 2018 die volgende maandag start in Antwepen. Inschrijven kan nog tot het einde van de week.