Loon uitbetalen kan sinds enkele jaren enkel nog giraal. Dat geldt ook voor voorschotten. Wat zijn de gevaren als u toch een voorschot in de hand zou uitbetalen?

Sinds 1 oktober 2016 moeten in België alle lonen uitbetaald worden op girale wijze. De horecasector vroeg hierop aanvankelijk nog een uitzondering voor flexibele werknemers, maar meer dan uitstel tot 1 februari 2017 leverde dat niet op.

Giraal betalen wil in de praktijk meestal zeggen dat u uw werknemers per bankoverschrijving betaalt. In principe kan u ook een circulaire cheque of een postassignatie gebruiken, maar die betaalwijzen komen we zelden tegen.

De “lonen” die u giraal dient uit te betalen zijn niet enkel het gewone maandloon en het voorschot hierop, maar ook de eindejaarspremie (die in pc 302 door het Waarborg en Sociaal Fonds wordt betaald), het vakantiegeld (dat voor arbeiders door de RJV wordt betaald), en zelfs zaken als het eindejaarsgeschenk van max. 40 euro dat u misschien in december uitbetaalde.

Wat zijn de risico’s als u toch nog in de hand uitbetaalt? Een voorschot bijvoorbeeld omdat uw werknemer u er, wegens uitzonderlijke en dringende omstandigheden, om vraagt. Ten eerste riskeert u een boete wanneer de inspectie het zou ontdekken. Maar u loopt ook het risico dat u een tweede keer zal moeten betalen, via overschrijving deze keer. Dat lijkt te gek, maar vakbonden durven dit te vragen, zeker wanneer de werknemer intussen niet langer bij u werkt. Er zijn zelfs al voorbeelden van rechtspraak die hen daarin volgen.

U kan dit risico dus beter vermijden door elk voorschot netjes te storten. Voor uitzonderlijke voorschotten maakt u best ook een document op waarin u duidelijk de terugbetalingsvoorwaarden (als er bijvoorbeeld in meerdere schijven zou terugbetaald worden) afspreekt.