Het is niet mogelijk om leden van de VZW op uw jaarlijkse evenement (georganiseerd door de BVBA dus) te werk te stellen als vrijwilligers in de zin van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van de vrijwilligers.

De vrijwilligers bedoeld door die wet en de organisaties die op de vrijwilligers een beroep doen, zijn niet verzekeringsplichtig bij de RSZ wanneer, onder andere, de volgende voorwaarden tegelijkertijd vervuld zijn:

- de activiteiten van de vrijwilliger gebeuren voor een feitelijke vereniging of een private of publieke rechtspersoon zonder winstoogmerk ten behoeve van anderen of van de samenleving;
- diezelfde activiteiten worden door de vrijwilliger niet uitgeoefend in het kader van een arbeidsovereenkomst, een statutaire aanstelling of een aannemingscontract voor rekening van dezelfde organisatie;
- de vergoeding die de vrijwilliger voor zijn inzet ontvangt, bedraagt voor de gezamenlijke activiteiten niet meer dan 31,44 EUR per dag en 1.257,51 EUR per jaar (index dd 01/01/2012)

In dit geval is het namelijk uw BVBA die een beroep op 'vrijwilligers' zou doen. De eerste voorwaarde is dus niet vervuld. Er kan dan ook geen sprake zijn van vrijwilligers in de zin van de wet van 3 juli 2005.

Wanneer de leden van de VZW effectief onbezoldigd meehelpen op uw jaarlijkse evenement, zijn zij op basis van de algemene onderwerpingsregels niet aan het socialezekerheidsstelsel voor werknemers onderworpen. Het socialezekerheidsstelsel is immers van toepassing voor de werkgevers en de werknemers die door een arbeidsovereenkomst verbonden zijn.

Onder arbeidsovereenkomst wordt verstaan, een overeenkomst waarbij de werknemer zich verbindt om onder het gezag van de werkgever tegen loon arbeid te verrichten.
Indien de drie samenstellende elementen van de overeenkomst (loon, prestaties en gezag) aanwezig zijn, moet men besluiten tot het bestaan van een arbeidsovereenkomst en is er onderwerping aan het socialezekerheidsstelsel voor werknemers.

Wanneer de leden van de VZW's prestaties leveren voor uw BVBA zonder daar op een of andere manier voor te worden betaald, ontbreekt één van de constitutieve elementen van de arbeidsovereenkomst (loon) en is er dus geen onderwerping aan het socialezekerheidsstelsel voor werknemers.

Bovendien kan bij een vrijwillige deelname als helper (lid van een vereniging) bij een evenement, het aspect gezag in vraag worden gesteld.

Als BVBA kan u eventueel wel een vergoeding toekennen als terugbetaling van verplaatsingskosten of van andere kosten die de leden naar aanleiding van hun prestaties moeten maken en die ten laste van de BVBA vallen. U moet dan wel kunnen aantonen dat de vergoeding uitsluitend werkelijk gemaakte kosten omvat en dat ze dus niet als loon kan worden beschouwd.