Zodra de lente eraan komt beginnen ook de vakantieaanvragen van uw werknemers binnen te stromen. Een sluitende vakantieplanning opmaken is niet altijd een eenvoudige oefening. Waar moet u op letten?

Tenzij u met één of meerdere periodes van collectief verlof zit of uw ondernemingsraad er anders over beslist, wordt de opname van vakantiedagen geregeld in onderling akkoord tussen werkgever en werknemer. Dat betekent dus dat noch de werknemer, noch u als werkgever zijn vakantiewensen eenzijdig kan opleggen.

De manier waarop vakantie moet aangevraagd worden en hoe die zal worden goedgekeurd, legt u best vast in uw arbeidsreglement.

Bij het plannen van vakantie dient u wel met enkele basisregels rekening te houden. Zo moet vakantie binnen het kalenderjaar worden opgenomen. Alleen als de werknemer echt niet in staat is om alle vakantie op te nemen, bijvoorbeeld door ziekte, kan vakantie worden uitbetaald. Overdragen naar een volgend jaar is in principe verboden, ook al wordt er meestal niet moeilijk over gedaan zolang u niet overdrijft. Overdracht van vakantiedagen is een praktijk die vooral bij bedienden voorkomt. Niet opgenomen dagen voelen zij immers in hun portemonnee. Arbeiders krijgen het loon voor hun vakantiedagen in mei al uitbetaald. Bij hen zien we vaak het fenomeen dat ze liever niet al hun dagen opnemen. Elke niet opgenomen vakantiedag die vervangen wordt door een werkdag betekent immers extra loon. Ook dat mag dus niet.

In welke periodes uw werknemers het best hun vakantiedagen opnemen kan u wel een beetje sturen, maar tussen 1 mei en 31 oktober hebben zij in principe recht op 2 ononderbroken weken vakantie.

Aan werknemers met schoolgaande kinderen kent u bij voorkeur vakantie toe tijdens de schoolvakanties. In uw arbeidsreglement kan u nog andere voorrangsregels inbouwen die, in geval van een teveel aantal aanvragen voor dezelfde periode, bepalen welke werknemers er voorrang krijgen, zodat u dat niet steeds zelf hoeft te doen. De eerst aangevraagde vakantie is bijvoorbeeld een vrij eerlijke voorrangsregel.

Daarnaast is ook de werknemer aan een aantal beperkingen gebonden. Zo moet iedere werknemer, wanneer hij over voldoende vakantierechten beschikt, elk jaar een deel van zijn vakantie als minstens één volledige week opnemen. Of hij dat nu wil of niet.

De rest mag hij in losse dagen opnemen. Tenminste, wanneer het volledige dagen zijn, want de opname van de wettelijke vakantie in halve dagen is in principe verboden. Al zijn hierop twee uitzonderingen. Zo mag de werknemer wel een halve dag opnemen wanneer hij die opvult met een andere halve inactiviteitsdag (bijv. een dag inhaalrust of gewoon een halve dag waarop hij niet ingepland stond).

De tweede uitzondering is er enkel voor werknemers die recht hebben op hun volledige vier weken vakantie. Drie dagen van die vierde week mag de werknemer immers opnemen in halve dagen. Komt dat laatste u niet uit, dan mag u dat weigeren voor zover u hiervoor over een goede reden beschikt, bijvoorbeeld als dat het werk in uw onderneming stoort. Meer dan die drie keer twee halve dagen toekennen mag in principe niet. Zelfs niet als uw werknemer erom vraagt. De wet laat dit immers niet toe.