U ontvangt een verkeersboete in de bus voor een van uw werknemers die met zijn bedrijfswagen is betrapt op te hard rijden. De kans dat dit gebeurt is niet denkbeeldig. Bedrijfswagens rijden immers een kwart van alle boetes bij elkaar. Moet u die boetes zelf betalen, of mag u die doorschuiven naar de werknemer? Maakt het een verschil of de boete tijdens de werktijd, de woon-werkverplaatsing of in de vrije tijd werd opgelopen? Welke risico’s loopt u als werkgever? En is er een onderscheid tussen verkeersovertredingen en parkeerboetes?
Laten we bij het begin beginnen. Het is de persoon die de overtreding begaat die strafrechtelijk aansprakelijk is. Het feit dat de overtreding met een bedrijfswagen gebeurde, verandert daar niets aan. Het maakt ook geen verschil of de overtreding tijdens de werkuren, op weg naar het werk of tijdens de privétijd gebeurde. De werknemer zal dus de boete moeten betalen.
Gaat het om een leasewagen, dan wordt de boete meestal rechtstreeks naar de werknemer gestuurd. Dank zij een databank van de leasemaatschappijen kan de politie de gegevens van de chauffeur steeds makkelijk terugvinden. Zijn die gegevens niet bekend, dan valt de boete bij de werkgever in de bus. De werknemer is dan wel strafrechtelijk aansprakelijk, als de overtreding binnen de werkuren werd begaan, is de werkgever toch nog steeds burgerrechtelijk aansprakelijk. In eerste instantie zal u de boete dus moeten betalen. Nadien kan u die van uw werknemer terugvorderen.
Het kan ook gebeuren dat u een proces-verbaal in de bus krijgt, samen met de uitnodiging om de identiteit van de bestuurder kenbaar te maken aan de politie. Als werkgever moet u hier binnen de 15 dagen op reageren. Doet u dat niet, dan loopt u het risico dat de vennootschap zelf voor de politierechtbank zal moeten verschijnen voor het niet-naleven van de informatieverplichting. Gebeurt dit meermaals, dan kan dat tot fikse boetes leiden en zelfs een persoonlijke veroordeling voor de zaakvoerder.
De boete van het eerstvolgende loon afhouden lijkt logisch, maar kan niet zomaar. De wet op inhoudingen op het loon is heel strikt. U zou hiervoor per inhouding eerst de toestemming moeten krijgen van de werknemer. Zelfs een clausule in het arbeidsreglement is onvoldoende, het opnemen in de arbeidsovereenkomst evenmin, al wordt het meestal wel aanvaard.
Bent u toch bereid de boete voor uw rekening te nemen, bijvoorbeeld omdat de overtreding tijdens de werkuren plaats vond en u er misschien wel zelf enigszins op had aangedrongen dat de werknemer zich zou haasten, vergeet dan niet om dit op een correcte manier in de loonlijn te laten verwerken.
Op terugbetaalde verkeersboetes voor overtreding begaan tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst bent u als werkgever een solidariteitsbijdrage van 33% verschuldigd. De werknemer betaalt er bedrijfsvoorheffing op, maar geen RSZ. Voor lichte overtredingen van de eerste en tweede graad en snelheidsovertredingen van minder dan 150 euro, geldt een vrijstelling van 150 euro per jaar.
Het terugbetalen van verkeersboetes opgelopen in de privé-sfeer wordt als gewoon loon beschouwd met de daarbij horende gewone werkgevers- en werknemersbijdragen.
Anders is het met parkeerboetes. Dat zijn immers geen eigenlijke boetes, maar retributies. Indien u zou beslissen om die terug te betalen, handelt het om een kost eigen aan de werkgever. De werknemer betaalt hierop noch belastingen, noch RSZ.