Sinds februari van dit jaar kan u aangetekende e-mails versturen met dezelfde juridische waarde als een klassieke aangetekende brief. www.aangetekende.email is de eerste gekwalificeerde vertrouwensdienst die hiervoor een erkenning kreeg. Maar om van deze dienst gebruik te kunnen maken moet u toch met een aantal zaken rekening houden.

De aangetekende e-mail is en hele vooruitgang. Eenvoudig (u hoeft er de deur niet meer voor uit) en voordelig (u verstuurt al een e-mail voor 80 cent). Omdat de aangetekende a-mail dezelfde juridische waarde heeft als een de aangetekend brief, kan u op deze manier voortaan ook uw opzegbrieven en waarschuwingen versturen.

Wenst u in de toekomst gebruik te maken van deze mogelijkheid, dan moet u wel bij een aantal zaken stilstaan. Zo moet u er in de eerste plaats natuurlijk zeker van zijn dat u over de juiste e-mailadressen van uw werknemers beschikt. Voorzie daarom best in uw arbeidsreglement dat elke werknemer u zijn e-mailadres moet meedelen en u onmiddellijk op de hoogte moet brengen van eventuele wijzigingen.

U kan in principe ook niet eenzijdig beslissen om uw aangetekende brieven voortaan te vervangen door e-mails. De werknemer zal ermee moeten instemmen. Die instemming neemt zelfs heel concrete vormen aan, want om de mail te kunnen ontvangen zal de geadresseerde zich met zijn eID moeten registreren. Doet hij dat niet, dan komt uw mail niet ter bestemming en is uw bericht mogelijk niet geldig.

In het heetst van de strijd, m.a.w. wanneer het gaat om het ontvangen van een berisping, een opzeg of zelfs een ontslag om dringende reden, zal uw werknemer hiertoe niet altijd bereid zijn.

Daarom laat u best op voorhand al uw werknemers een bijlage aan hun arbeidsovereenkomst tekenen waarin zij hun e-mailadres meedelen, u de toestemming geven dit te gebruiken en er zich mee akkoord verklaren dat u, in bepaalde gevallen, gebruik kan maken van aangetekende e-mails, waarvoor zij zich als ontvanger zullen registreren op de website.