Eén keer per jaar mag u al uw personeelsleden een extraatje geven, vrij van belastingen en RSZ. Onder welke vorm u dit extraatje geeft, kiest u zelf. Het kan een geschenkje zijn, een waardebon of zelfs gewoon een nettobedrag. Dat is mooi meegenomen tijdens de eindejaarsdagen. Maar u moet zich wel aan een aantal strikte regels houden.

Voor een aantal specifiek beschreven gebeurtenissen laten fiscus en RSZ u toe om uw werknemers een van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen vrijgesteld geschenk te geven. Denken we daarbij aan het huwelijk van een werknemer, de geboorte van een kind, een anciënniteitsverjaring van 25 jaar en pensionering.

Maar ook Sinterklaas, Kerstmis en Nieuwjaar staan in die lijst, al mag u wel slechts voor één van deze drie gelegenheden uw feestmuts/-mijter opzetten. Het moment waarop u het geschenk geeft dient u ook heel strikt te interpreteren. U mag bijvoorbeeld uw eindejaarsgeschenk niet opsparen om uw werknemers op hun verjaardag te verrassen, want dan bent u wél RSZ en belastingen verschuldigd!

Daarnaast is er voor elke gelegenheid ook een maximumbedrag bepaald dat u aan het geschenk mag besteden. Voor een huwelijk is dat 250 euro, voor een geboorte 50. Voor het kerst-/eindejaars-/Sinterklaasgeschenk stond de limiet lange tijd op 35 euro, maar mag u sinds vorig jaar 40 euro uitgeven. Per werknemer en, indien u dat wenst, ook nog eens per kind ten laste.

Het geschenk zelf kan verschillende vormen aannemen. Het kan een echt cadeautje zijn, een waardebon of geschenkcheque, maar ook gewoon een nettobedrag dat u op de rekening van uw werknemers overschrijft. In de hand uitbetalen is immers ook voor dergelijke kleine bedragen sinds enkele jaren uit den boze. Het bedrag op de loonbrief vermelden hoeft dan weer niet, maar zorg er wel voor dat u het correct in uw boekhouding verwerkt.

Gaat u over dat bedrag, dan loopt u het risico dat het volledige bedrag, en dus niet enkel het teveel betaalde, als verworpen uitgave wordt beschouwd en aan RSZ wordt onderworpen. Kiest u voor een echt cadeautje zoals wijn of een mand met lekkernijen, dan kijken we naar de werkelijke waarde in hoofde van de ontvanger, d.w.z. inclusief BTW en zonder eventuele kortingen.

Tot slot moeten alle personeelsleden hetzelfde geschenk krijgen. Naargelang het om voltijders of deeltijders gaat, mag u de waarde ervan wel proratiseren.