0,3456 €/km is het bedrag voor de vergoeding die de RSZ vanaf het tweede kwartaal van 2012 aan haar eigen personeel toekent voor woon-werkverplaatsingen met de eigen wagen. Deze vergoeding is vrij van RSZ. Een strikt wettelijke basis heeft dit bedrag niet, maar aangezien het om een interne RSZ-richtlijn gaat, maakt ze hier doorgaans ook bij controles geen probleem van. Het gaat ook niet om een overdreven bedrag, aangezien het zowel brandstof, slijtage, onderhoud als verzekering van de wagen dekt.

Het enige waarop u moet letten is dat u de vergoeding enkel toekent voor de werkelijk gepresteerde arbeidsdagen én het correcte aantal kilometers, heen en terug. Indien immers blijkt dat de onkostenvergoeding geen werkelijke onkosten dekt, bestaat het risico dat ze als loon wordt beschouwd, zodat er wel RSZ verschuldigd is.

Op fiscaal vlak ligt het enigszins anders. Uw medewerkers zullen op de kosten voor woon-werkverplaatsingen steeds bedrijfsvoorheffing betalen. Per jaar geldt wel een vrijstelling van 370 € (inkomstenjaar 2012).

Voor werkelijke beroepsverplaatsingen, d.w.z. wanneer u uw medewerkers in opdracht met hun privé voertuig ergens heen stuurt, is er geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd. Deze onkostenvergoedingen betaalt u ook niet met het loon uit, maar via een afzonderlijke onkostennota.

Komt uw medewerker met het openbaar vervoer werken, dan kan u steeds het volledige trein- of busabonnement terugbetalen. In dit geval is er noch RSZ, noch bedrijfsvoorheffing verschuldigd.

Denk er aan dat ook uw extra's en studenten recht hebben op sociaal abonnement !