De woon-werkvergoeding is vrijgesteld van RSZ-bijdragen. Op vergoedingen voor openbaar vervoer en de fiets zijn ook geen belastingen verschuldigd. M.a.w. wat u bruto betaalt ontvangt uw werknemer netto op zijn rekening. De verleiding om iets meer te betalen loert dus om de hoek en dat weten ook de verschillende inspectiediensten !

De woon-werkvergoeding dekt de onkosten die uw werknemers maken om zich dagelijks van hun woning naar hun werk te verplaatsen. Hoe dit berekend wordt kon u in een eerder artikel lezen. Meer betalen dan wat u wettelijk verplicht bent mag altijd, op voorwaarde dat u dit in principe voor iedereen doet en vooral dat het bedrag dat u toekent de werkelijke kosten niet overstijgt. Maakt uw werknemer gebruik van het openbaar vervoer, dan mag u dus zonder probleem zijn abonnement volledig terugbetalen. Komt uw werknemer met de wagen, dan mag u hem hiervoor maximaal 0,3468 €/km (bedrag 01.07.14-30.06.15) betalen, heen én terug. Betaalt u meer, dan dienen hierop sociale bijdragen en belastingen berekend te worden.

Foute woon-werkbijdragen komen nochtans vaker voor dan u denkt en meestal per vergissing. Hoe vaak vergeet men niet de woon-werkvergoeding te schrappen nadat iemand een firmawagen heeft gekregen. Of de werknemer is verhuisd of van transportmiddel veranderd, maar men is vergeten zijn vervoersbijdrage aan te passen. De werknemer heeft er zelf niet bij stilgestaan om te melden dat hij niet langer met de bus komt, maar met de auto. Of misschien heeft hij u dit wel bewust verzwegen. De jaarlijkse prijs van zijn busabonnement is gewijzigd. Of hij werkt al een tijdje deeltijds, maar de berekening van zijn vervoerskosten is onveranderd gebleven…

In zulke gevallen riskeert u onaangename correcties waarbij u met terugwerkende kracht zal moeten bijbetalen of net een deel van uw werknemer zal proberen te recupereren. Bovendien kan de RSZ u opleggen dat u bijdragen moet betalen op het deel van de vergoeding dat teveel werd betaald.

Om dit zo veel mogelijk te vermijden, laat u uw werknemers best een verklaring op erewoord invullen. Hierin vermelden zij de afstand die ze voor hun woon-werkverplaatsingen afleggen en het vervoermiddel dat zij daarvoor gebruiken. U laat hen meteen ook verklaren dat ze elke wijziging in deze situatie onmiddellijk aan u zullen melden. Best laat u ook werknemers die geen recht hebben op een woon-werkvergoeding omdat ze minder dan 1 km van het werk wonen of te voet komen zo'n verklaring ondertekenen.

U zou ook een gelijkaardig document kunnen gebruiken om in het geval van onderbroken dienst ("service coupé") een dubbele vergoeding aan te vragen.

Op deze manier hebt u niet enkel een beter overzicht op uw woon-werkkosten, maar kan u ook makkelijker eventueel misbruik sanctioneren. Let op, u sluit hiermee niet helemaal uit dat u een werknemer die vergeten was zijn document in te vullen toch nog zal moeten corrigeren of dat u in geval van inspectie toch nog aanvullende RSZ-bijdragen zal moeten betalen.

Het blijft daarom aangeraden om jaarlijks minstens één keer de woon-werkvergoedingen van al uw personeelsleden grondig te screenen.