Als werkgever is het logisch dat u uw werknemers kosten die ze voor hun werk gemaakt hebben terugbetaalt. Denk daarbij aan parkeerkosten, telefonie, gebruik van eigen bureaumateriaal,… Iets delicater wordt het wanneer u hen hiervoor maandelijks een vast bedrag gaat toekennen. Maar het kan wel.<br /><br />Het toekennen van een onkostenvergoeding is pakken voordeliger dan gewoon loon, dat spreekt voor zich. Er zijn immers geen sociale bijdragen of belastingen op verschuldigd én het is in principe volledig fiscaal aftrekbaar.<br /><br />Wie echter denkt vrij spel te hebben, heeft het mis. Fiscus en RSZ zijn terecht beducht voor misbruik en treden streng op.<br /><br />Aan u dus om bij een controle hard te maken dat uw vergoedingen wel degelijk echte kosten dekken en geen verdoken loon zijn. Hoe doet u dat?<br /><br /><strong>Verzamel op voorhand bewijsmateriaal</strong><br />Uw vergoedingen moeten ergens op gebaseerd zijn, nl. op werkelijke kosten. Bewaar daarom gedurende minimum drie maanden alle bonnetjes van parkeerkosten, openbaar vervoer, carwash, bureaumateriaal, kleine aankopen, enz. Kortom alle kosten die uw werknemer in functie van zijn job maakt en waarvoor hij geen onkostennota binnenbrengt. Wanneer u dergelijke realistische steekproeven kan voorleggen, zal de inspectie de onkosten-vergoeding meestal wel aanvaarden.<br /><br /><strong>Hou het redelijk</strong><br />Er bestaan geen vaste regels over de exacte bedragen die u mag toekennen. In haar richtlijnen geeft de RSZ wel enkele voorbeelden van onkostenvergoedingen. Zo gaat ze uit van 50 euro voor kosten aan de auto, 15 euro voor parkingkosten, 117 euro voor bureaukosten thuis,… Overdrijf echter niet. Gaat u zelf tot het uiterste, dan zal de inspectie dat vaak ook met u doen.<br /><br /><strong>Niet voor elke functie</strong><br />De bedragen die u kan toekennen verschillen ook erg naargelang de situatie en de functie. Vooral voor werknemers die geregeld op verplaatsing of thuis werken is een forfaitaire onkostenvergoeding te verantwoorden. Voor een kelner of een receptioniste is dat al veel minder het geval.<br /><br /><strong>Vermijd dubbel gebruik</strong><br />Het spreekt voor zich dat u dezelfde kosten geen twee keer kan terugbetalen. En via een onkostenvergoeding én via een onkostennota. Een onkostenvergoeding dient namelijk specifiek voor kleine uitgaven waar u niet altijd een factuur voor krijgt. De onkosten die uw werknemers op deze manier terugbetaald krijgen, mogen zij bovendien niet ook nog eens in hun belastingaangifte in mindering brengen.<br /><br /><strong>Maak afspraken met de fiscus</strong><br />Neemt u graag het zekere voor het onzekere, dan kan u zelf contact opnemen met de fiscus om de door u toegekende vergoedingen te laten goedkeuren. De fiscus maakt in vele gevallen akkoorden, zgn. "rulings", met werkgevers over onkostenforfaits. Meestal gaat het dan wel over grotere bedragen of aantallen werknemers. Helemaal gerust bent u hiermee evenwel niet. De RSZ kent dergelijke afspraken niet, en is ook niet gehouden aan de bedragen van de fiscus.<br /><br /><strong>Vervul de nodige formaliteiten</strong><br />Kent u een forfaitaire onkostenvergoeding toe, dan laat u uw werknemers best een bijlage aan de arbeidsovereenkomst tekenen waarin duidelijk alle toekenningsvoorwaarden beschreven staan. Wanneer u een bureauforfait toekent, vermeldt u best dat uw werknemer verondersteld wordt indien nodig ook thuis bepaalde deadlines te halen. Laat uw vergoedingen ook niet doorlopen tijdens afwezigheden. Ook dit principe zet u best op papier.<br /><br />Ten slotte vermeldt u de "kosten eigen aan de werkgever" netjes op de loonbrief en op de fiche 281.10 van uw werknemers.<br /><br />In een evenwichtig loonpakket is een forfaitaire onkostenvergoeding voor bepaalde functie dus zeker op zijn plaats. Spring er echter op een intelligente manier mee om. Laat u bij voorkeur bijstaan door professionals met kennis van zake.