Horeca is uw passie, administratie niet. Helaas is er vaak geen ontsnappen aan. U wordt overstelpt met documenten. Contracten, arbeidsreglement, afwijkingsroosters, fiscale fiches, individuele rekeningen,..

Maar welke van deze documenten moet u precies kunnen voorleggen bij een eventueel bezoek van de inspectie en hoe lang moet u ze bijhouden?

Vorm

Laten we beginnen met het goede nieuws. Volgens het KB dat dit onderwerp regelt, mag u de sociale documenten onder eender welke vorm bijhouden. Dus zowel op papier als in uw computer of op één of andere gegevensdrager. Zorg er best voor dat u er een back up van bewaart op een andere plaats. De enige voorwaarde is dat de gegevens goed leesbaar zijn en makkelijk kunnen gecontroleerd worden.

Plaats

U bewaart deze best op de maatschappelijke zetel, maar ze mogen ook thuis bewaard worden bij een persoon die hiervoor door de werkgever werd aangesteld. In dat geval dient u dit wel aan de inspectie van de sociale wetten te melden.

Individuele rekeningen mogen ook op de zetel van het erkend sociaal secretariaat van de werkgever bewaard worden, indien de inspectie hiervan vooraf is verwittigd.

Termijn

De bewaartermijnen verschillen per document. Voor een overzicht van de bewaartermijnen, klik hier.

Een ordelijk en volledig klassement dat u meteen kan voorleggen bij een inspectie geeft u meestal al een streepje voor. Neem daarom even de tijd om uw documenten in orde te brengen. Of laat dit doen door Horecafocus.