In principe bent u als horeca-uitbater steeds verplicht om voor uw personeel werkkledij aan te kopen en te onderhouden. Dit werd zo overeengekomen in een sector-cao. Waaruit die werkkledij precies moet bestaan wordt zelfs per functie gedetailleerd beschreven.

Doorgaans gaat het om eenvoudige zwarte of witte kledingstukken. Zo bestaat het uniform van een barman in principe uit "een witte spencer of witte jas, met wit hemd en witte boord, zwarte das, zwarte broek, zwarte schoenen en sokken."

Natuurlijk mag u van deze gestandaardiseerde werkuniformen afwijken en zelf een eenvormig werkuniform opleggen in een ander kleurtje, dat u al dan niet zelf ter beschikking stelt. U hebt immers uw eigen voorkeuren en wil zich op die manier onderscheiden van andere zaken. In juridische termen spreken we in dit geval over een "gelijkgesteld werkuniform". De voorschriften inzake werkkledij vermeldt u duidelijk in uw arbeidsreglement.

Wanneer u de kledij toch niet zelf zou aanleveren en niet zorgt voor het onderhouden en het wassen ervan, dan bent u uw werknemers een vergoeding van €1,62 per arbeidsdag verschuldigd voor de aankoop én hetzelfde bedrag voor het onderhoud. Een werknemer die zijn werkkledij zelf moet aanschaffen én zelf moet onderhouden, krijgt dus een vergoeding van €3,24 per arbeidsdag.

Deze kledijvergoeding is per definitie niet onderworpen aan RSZ. Ze is ook vrij van bedrijfsvoorheffing, tenminste wanneer het gestandaardiseerde of gelijkgestelde werkuniformen betreft. En hier knelt vaak het bloesje !

Koopt u zelf de werkkledij aan en staat u ook in voor het onderhoud ervan, dan is het duidelijk dat u geen bijkomende kledijvergoedingen meer mag geven. Koopt u de uniformen enkel aan, maar moeten uw werknemers ze zelf wassen, dan hebben ze slechts recht op één keer € 1,62 per arbeidsdag. Dit geldt zowel voor RSZ als voor de belastingen.

Gaat het echter om eigen "uniformen" die ook in het dagdagelijkse leven kunnen gedragen worden, denken we bijvoorbeeld aan een rood t-shirt of een groen polootje zonder opdruk met de naam van de zaak, dan zal de belastinginspectie doorgaans niet aanvaarden dat u uw werknemers hiervoor een kledijvergoeding toekent. Het gaat dan immers niet meer om werkkledij, maar om kledij die ook in de privé-sfeer kan gedragen worden en dus om een voordeel in natura waarop de werknemer bedrijfsvoorheffing moet betalen.

In dit laatste geval moet u als werkgever in principe zelf de polootjes of t-shirts aankopen. Vanzelfsprekend blijven ze dan ook uw eigendom.