Wat is er precies gewijzigd? Welke documenten moet u voor deeltijdsen kunnen voorleggen? Wat doet u het best als u een deeltijdse buiten de voorziene uren laat werken? Welke sanctie krijgt u als er het een en ander niet in orde blijkt en kunt u daar al dan niet nog iets tegen inbrengen?

Het is niet zo dat de sociale inspectie strenger is, maar de kans is gewoon groter dat u als werkgever in de fout gaat. Voor deeltijdsen moeten er immers meer paperassen in orde zijn dan voor voltijdsen.

Deeltijdse werkt op vaste uren?
Werkt uw deeltijdse telkens op dezelfde uren, dan kunt u eenvoudig een vast uurrooster afspreken. U legt dan in de arbeidsovereenkomst vast op welke dagen en op welke uren hij/zij iedere week zal werken.

De sociale inspectie vraagt voor deze deeltijdsen de arbeidscontracten op, zorg er dus voor dat u die bij de hand houdt.
In het arbeidscontract moet in principe dus het weekrooster staan. Wijzigt dat rooster, dan zorgt u er het best voor dat u dit telkens aanpast in het arbeidscontract, bv. door een bijlage bij het arbeidscontract te voegen dat u en uw werknemer tekenen.

Deeltijdse werkt op wisselende uren?
Niet elke deeltijdse werkt op vaste uren. Het kan ook gaan om een deeltijdse werknemer die bv. steeds 30 uur per week werkt, maar telkens op andere dagen en uren. Hij werkt bv. de éne week niet op maandag en dinsdag en de volgende week werkt hij niet op donderdag en vrijdag. Op welke dagen hij werkt, is elke week verschillend.
In zo'n geval kunt u onmogelijk een vast weekrooster opnemen in de arbeidsovereenkomst, het uurrooster wijzigt immers voortdurend.

Belangrijk is in dat geval dat u het uurrooster minstens vijf werkdagen vooraf uithangt op de werkplaats. Het is belangrijk dat u de datum waarop u het uithangt, vermeldt.
Eventueel kunt u de uurroosters ook op een andere manier meedelen (bv. via e-mail) indien dit voorzien is in de cao of het arbeidsreglement.

In principe moet u voor deze deeltijdsen bovendien alle mogelijke uurroosters opnemen in uw arbeidsreglement. Dat is echter dikwijls onbegonnen werk indien de deeltijdse telkens op wisselende uren werkt.
Heeft u een deeltijdse die bij u werkt met een variabel rooster, zorg er dan voor dat u aan de inspectie de uurroosters die u uitgehangen heeft, kunt tonen.

De extra uren die u laat presteren
Het kan altijd gebeuren dat een deeltijdse ongepland toch nog op andere uren werkt of langer blijft doorwerken.
Belangrijk is dat u in dat geval de extra uren noteert in een zgn. afwijkingsregister. In het afwijkingsregister noteert u telkens vooraf het beginuur en nadien het einduur. Laat uw deeltijdse het register ook telkens tekenen.

U kunt hier onderuit indien u een apparaat gebruikt zoals een prikklok, waardoor het duidelijk wordt hoeveel uren de werknemer extra presteert. Voorwaarde is dan dat u dan éénmaal per week een uitprint maakt met de verplichte vermeldingen uit het afwijkingsregister.

Wat als er iets niet orde is?
Komt de inspectie onverwacht bij u 'op bezoek', dan kan het zijn dat een deeltijdse bij u aan de slag is buiten de uren dat hij normaal werkt. Blijkt dat die uren bovendien niet genoteerd werden in een afwijkingsregister, dan zal de inspectie streng optreden. Zij gaan er dan immers van uit dat het gaat om een vorm van 'zwartwerk'.

Welke sanctie precies?
Werden er geen uurroosters op de correcte manier bekendgemaakt, dan mocht de RSZ-inspectie er al langer van uitgaan dat de deeltijdsen in feite voltijds bij u werken sinds hun indiensttreding. U moet dan m.a.w. achterstallige RSZ-bijdragen betalen alsof die werknemer continu voltijds bij u aan het werk was.

Afwijkende uren werden niet genoteerd?
Ook in dat geval kan de inspectie nu het vermoeden inroepen dat de werknemer voltijds bij u werkt. Voordien was er hier nog discussie over.

De Programmawet van 29 maart 2012 bepaalt nu duidelijk dat de werknemer vermoed wordt voltijds te werken wanneer de sociale inspectie vaststelt dat de werknemer werkt buiten de voorziene uren én indien deze niet geregistreerd werden.
U betaalt dus ook in dat geval achterstallige RSZ-bijdragen alsof die werknemer sinds zijn indiensttreding voltijds bij u werkte.

Weerlegbaar of niet?
Lange tijd was er discussie over of u als werkgever nog iets in te brengen heeft als de inspectie na een controle ervan uitgaat dat uw deeltijdse in feite voltijds bij u werkt.
Men ging er aanvankelijk nogal eens van uit dat het ging om een zgn. onweerlegbaar vermoeden. U als werkgever kon daar eigenlijk zo goed als niets tegen inbrengen. De Programmawet legt nu duidelijk vast dat het gaat om een weerlegbaar vermoeden.

U kunt aantonen dat hij echt deeltijds is...
Het loont dus de moeite dat u de inspecteur of nadien eventueel de rechter aantoont dat het effectief gaat om iemand die deeltijds bij u werkt en niet voltijds.
U kunt dit op eender welke manier aantonen, bv. doordat de betrokkene nog bij een andere werkgever werkt, op basis van computer- of kassagegevens, e.d. Het loont dus zeker de moeite om te proberen om de inspectie te overtuigen dat hij deeltijds werkt en hierdoor nog onder de zware sanctie uit te komen.

ADVIEZEN

• De sanctie als de paperassen voor uw deeltijdsen niet in orde zijn, wordt door de nieuwe Programmawet voortaan nog strenger. Het is nog meer dan vroeger belangrijk dat u de uurroosters op de juiste manier vastlegt.

• Voor een deeltijdse die op vaste uren werkt, betekent dit dat u het weekrooster opneemt in de arbeidsovereenkomst en bij de hand houdt bij een controle. Werken uw deeltijdsen op wisselende uren, hang dan minstens vijf werkdagen voordien hun uurrooster uit.

• Werken uw deeltijdsen onverwacht toch extra uren, dan noteert u deze in een zgn. afwijkingsregister.

• Bent u niet in orde, dan kan de inspectie u ook voor uw deeltijdse de RSZ-bijdragen voor een voltijdse werknemer laten betalen. De nieuwe Programmawet voorziet gelukkig dat het gaat om een zgn. weerlegbaar vermoeden. U kunt m.a.w. wel nog proberen om de inspecteur te overtuigen dat uw deeltijdse effectief maar deeltijds bij u werkt.

Bijlage: afwijkingsrooster voor deeltijdse werknemers
Bron: Indicator, uitgever van Tips&Advies