Wordt er in uw zaak geregeld na middernacht gewerkt, dan kan u wellicht gebruik maken van de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing. De voorwaarde is dat minstens één derde van de prestaties tijdens de nacht worden geleverd. Die voorwaarde bekijkt men per persoon en per maand.

Wanneer komt u in aanmerking?
De berekening is niet eenvoudig. Een werkgever kan enkel aanspraak maken op de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing voor nachtarbeid wanneer hij werknemers tewerkstelt die prestaties verrichten tussen 20 uur en 6 uur. Deze periode geldt in de arbeidswetgeving als nachtarbeid.

Werknemers die enkel prestaties verrichten tussen 6 uur en 24 uur komen niet in aanmerking, net zo min als werknemers die gewoonlijk beginnen te werken vanaf 5 uur. M.a.w. er moet niet alleen gewerkt worden tussen 20u00 en 06u00, enkel die prestaties tellen mee die eindigen na middernacht of die aanvangen vóór 5 uur ’s morgens. Een prestatie van 17u00 tot 24u00 - hoewel 4 uur “nachtwerk”- komt niet in aanmerking, een prestatie van 18u00 tot 01u00 wel. Dit zal u per prestatie en per werknemer moeten bekijken.

Eén-derde-regel
Eens bepaald welke prestaties meetellen, moet er geteld worden wat het aandeel van deze “nachtprestaties” is t.o.v. de totale arbeidsduur van die werknemer. Om gebruik te kunnen maken van het voordeel, moet er minstens één derde van de prestaties in de nacht vallen.

Om het nog wat ingewikkelder te maken, mag de werkgever kiezen of hij die berekening op dag- of op uurbasis maakt. Op dagbasis telt elke dag die na middernacht eindigt (of vóór 5 uur begint) als één dag. Op uurbasis tellen voor elke dag die na middernacht eindigt (of vóór 5 uur begint) alle gewerkte uren tussen 20u00 en 06u00.

Een voorbeeld:
Maandag       17u00-01u00
Dinsdag         16u00-02u00
Woensdag     15u00-21u00
Donderdag    19u00-24u00
Vrijdag            15u00-24u00

Strikt genomen levert deze werknemer op alle vijf de dagen nachtarbeid (tussen 20u00 en 06u00). Voor de vermindering tellen evenwel enkel die dagen waarop hij ook na middernacht werkt, enkel maandag en dinsdag. Van deze dagen mogen enkel de uren tussen 20u00 en 06u00 worden meegenomen in de berekening van de 1/3-regel. Dat zijn 5 uur op maandag en 6 uur op dinsdag. Met 11 uur op 38 komt hij echter niet aan de vereiste 1/3 in nachtprestaties. Op dagbasis (2/5) werkt deze werknemer wél meer dan 1/3 in de nacht. Als we ervan uitgaan dat deze werknemer de hele maand op deze manier werkt, kan de vermindering op hem worden toegepast.

Hoeveel bedraagt de vermindering?
De vermindering bestaat erin dat u liefst 22,8% van de bedrijfsvoorheffing (BV) die voor deze werknemer berekend wordt niet moet doorstorten naar de fiscus. De werknemer zelf merkt hier niets van.

Uw sociaal secretariaat beschikt echter niet altijd over de exacte uren en zal vaak de berekening ook niet voor u maken. Bovendien kunnen uurroosters wijzigen. Daarom zal u meestal zelf maandelijks moeten bevestigen welke werknemers in aanmerking komen. Daarnaast moet u per werknemer een lijst bijhouden met de volledige identiteit en de prestaties, bij voorkeur met tijdsregistratiegegevens, tijdens de periodes waarvoor u de vermindering toepaste.